#Проекты
ЕДИНЫЙ ФИНАНСОВЫЙ ЦЕНТР
Для наших финансовой и бухгалтерской служб 2018 финансовый год прошел за подготовкой и запуском работы Единого финансового центра.
В
первой половине года проектная команда изучала все
финансовые активности и разрабатывала план пере-
вода всех повторяющихся и рутинных транзакцион-
ных операций к нашему партнеру – компании IBM. Следую-
щим этапом сотрудники Imperial Tobacco передавали знания
по локальным и глобальным стандартам финансовой отчет-
ности и бухгалтерского учета, утверждали рабочие инструк-
ции и отслеживали работу IBM. С начала сентября через Еди-
ный финансовый центр уже проходят все транзакционные
операции Imperial Tobacco.
Запуск Единого финансового центра повлек за собой изме-
нения в корпоративных процедурах и схемах работы всех
офисов компании. Обновленные инструкции по проекту
FSS, ссылки на новые системы, а также вопросы и ответы
на возможные вопросы выкладываются в специальный раз-
дел на Intranet.
Как должен быть оформлен счет
для Imperial Tobacco
• Номер заказа на поставку может быть указан в любом месте
счета, кроме поля наименования услуг, работ, товаров.
• Номер заказа на поставку должен следовать за словами
«PO» или «Заказ на поставку» или «Заказ на поставку (PO)».
• Если счет выпускается по нескольким заказам на поставку,
то их номера должны указываться через запятую или точку
c запятой.
Как оформить пакет документов
для Центра сканирования
• И
мя сотрудника, от кого пакет документов.
• Имя получателя – подписанта для договорных и закрываю-
щих документов.
• Фактический адрес поставщика, если отличается от юриди-
ческого адреса, указанного в документе.
•
Фактическое контактное лицо для получения докумен-
тов со стороны поставщика и его номера телефона, если
отличаются от ранее предоставленных мастер-данных
по поставщикам.
Фактические данные достаточно указать лишь в первый раз
для каждого поставщика. Центр сканирования накапливает
такую информацию и будет использовать ее впредь.
Наталья Дерепаско, Руководитель проекта
FSS: «Пользуясь случаем, я бы хотела поблаго-
дарить объединенную команду ITG и IBM за про-
веденную в 2018 финансовом году огромную ра-
боту – мы смогли проанализировать финансовые
процессы, рассказать о них и показать все тонко-
сти сотрудникам IBM. Но проект еще не завершен –
летом мы успешно провели этап передачи знаний
и уже почти завершили переходный период. Команда Единого
финансового центра успешно подхватила весь массив операций,
финансовая команда Imperial Tobacco сейчас отслеживает работу
IBM, корректирует неточности и консультирует». Елена Роскошная, Эксперт ITG: «Центр
сканирования – это связующее звено меж-
ду Imperial Tobacco и Единым финансовым
центром (IBM). Несмотря на название, его
функция в большей мере аналитическая –
понять, к какому бизнес-процессу относится
документ, и обработать его по правилам, ко-
торые требует наше законодательство и глобаль-
ные процедуры Группы. Непосредственная техническая часть
по сканированию является важным, но далеко не единственным
этапом в документообороте между Imperial Tobacco и Единым
финансовым центром».
В центральном офисе Imperial Tobacco оборудован Центр скани-
рования – это совершенно новая структура финансового отдела
компании. Через Центр сканирования проходят все документы,
которые поступают от наших контрагентов, их сканобразы затем
передаются в Единый финансовый центр, а оригиналы – в архив. На завершающем этапе проектная группа продолжит особенно
тщательно отслеживать работу Единого финансового центра.
К окончанию проекта FSS финансовая служба Imperial Tobacco
должна быть уверена, что все наши рабочие операции не вызы-
вают вопросов у Единого финансового центра.
The Империалист | | 12