KUVA : LIISA TAKALA joko sisäisesti tai ulkopuolisen palvelutarjoajan avustuksella . Lähtökohtana tulee kuitenkin olla , että käsittelijät ovat riippumattomia ja puolueettomia . Prosessi on syytä suunnitella huolellisesti huomioiden tulevassa laissa säädetyt aikarajat , ilmoittajien suojeluun tähtäävät toimenpiteet sekä muut velvoitteet .
” Hyviä ratkaisuja on monia . Ilmoitusten hoitaminen talon sisällä on sallittavaa , jos on riittävästi resursseja ja anonymiteetti pystytään takamaan . Monet ovat lähteneet ostamaan tutkintapalvelua tai se on jaettu : ilmoitukset tulevat yrityksen sisällä johonkin , esimerkiksi HR : ään ja samaan aikaan ne menevät ulkopuoliselle taholle . Näihin ei ole yksiselitteistä vastausta . Siksi kaikkien pitää alkaa miettiä , miten asia meillä voisi toimia ”, Stina Wikberg sanoo .
Kokemuksesta opittua Kysyimme lopuksi asiantuntijoiden kokemuksia ja oppeja toteutuneista Whistleblower-projekteista ja saimme heiltä hyviä vinkkejä .
Deloitten Forensic-palvelujen johtaja Leea Uusi-Hautamaa .
” Rakenna helppokäyttöinen ja näkyvä systeemi ” ” Ilmoituskanavan tulee olla helppokäyttöinen . Ei saa rakentaa himmeliä , joka vaatii kauheasti kikkailuja . Käyttökynnyksen täytyy olla supermatala . Asia pidetään koko ajan esillä , jotta kanavasta tulee luonnollinen ja tärkeä osa yrityksen arkikäytäntöjä ”, sanoo Stina Wikberg . koska prosessien suunnittelussa on tärkeää ymmärtää myös lainsäädännölliset vaikutukset ”, Uusi-Hautamaa sanoo .
Stina Wikberg haluaa korostaa viestinnän merkitystä johdon sitoutumisen ohella .
” Haluan tuoda esiin viestinnän tärkeyden – vaikka organisaatiossa olisi maailman hienoin ilmoituskanava ja parhaat prosessit ilmoitusten käsittelyyn , mahdollisuus jää puolitiehen , ellei siitä jatkuvasti viestitä . Korkeimman johdon sitoutuminen on huipputärkeää , koska päätökset ja toimeenpano ovat aina johdon vastuulla ”, muistuttaa Wikberg .
Ilmoitusten käsittely tehdään luottamuksella Direktiivi vaatii , että ilmoituksia käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käsittelevät tahot ovat puolueettomia ja riippumattomia . Leea Uusi-Hautamaan mukaan käsittelijöillä tulee myös olla hyvä ammattitaito ja riittävä kokemus .
” Sisäiset selvitykset tehdään ja dokumentoidaan huolellisesti ja jatkotoimet pitää olla myös perusteltavissa . Ilmoituksia voidaan käsitellä sisäisesti nimetyn Whistblower-ryhmän toimesta tai toiminta voidaan ulkoistaa palveluntarjoajalle , mikä edellyttää aktiivista dialogia yrityksen johdon ja muiden vastuullisten tahojen välillä ”, sanoo Uusi-Hautamaa .
Yritysten on hyvä kiinnittää huomiota siihen , kuka tai ketkä ilmoituksia käsittelee . Ilmoitukset voidaan käsitellä ja selvittää
” Älä pelkää ilmoitustulvaa ” ” Ei kannata pelätä , että ilmoituksia alkaa tulemaan liikaa tai että niitä tehdään kiusaamismielessä . Keskimäärin ilmoituksia tulee neljä ( 4 ) tuhatta työntekijää kohti vuosittain . Toisaalta se , ettei ilmoituksia tule lainkaan , on huono uutinen . Kaikissa organisaatioissa on kehitettävää ja on suorastaan lahja , että siitä saadaan palautetta ”, määrittelee Stina Wikberg .
” Varmista positiivinen mielikuva ” ” Yrityksillä on hyvä tilaisuus näyttää henkilöstölle ja muille sidosryhmille , kuinka halutaan toimia vastuullisesti ja vahvistaa eettistä yrityskulttuuria . Tämä on positiivinen asia , ei hallinnollinen pakko ”, sanoo Leea Uusi-Hautamaa .
” Varmista , että johto sitoutuu ” ” Johdon tuki ja sitoutuneisuus on olennaista ja siihen auttaa , että johto saa heti tietoa kanavan käytöstä . Johdon tulee aktiivisesti viestiä , että ilmoittamista kannustetaan eikä työpaikalla hyväksytä minkäänlaisia vastatoimia väärinkäytösten ilmoittajia kohtaan ”, täsmentää Teemu Suominen .
Lopuksi Stina Wikberg haluaa muistuttaa , että yleinen keskustelu tulisi kääntää positiivisempaan suuntaan : ” on palvelus organisaatiolle , kun se saa mahdollisuuden korjata toimintaansa . Laki tulee voimaan , mutta riippumatta siitä on todella järjellistä toimintaa avata korvat kaikelle tiedolle ja käyttää se oman toiminnan kehittämiseen ”. n
32 HR viesti 5 / 2021