Ensin olivat harmaat koppikonttorit . Sen jälkeen tulivat avokonttorit , jotka vastaajasta riippuen herättivät joko kauhua tai varovaista intoa . Lopulta tuli koronapandemia , joka tyhjensi kaikenlaiset konttorit .
Mutta vaikka pandemia on muovannut toimitiloja koskevia tarpeita rankalla kädellä , eivät toimistot ole ainakaan näillä näkymin katomassa mihinkään . Konsulttiyhtiö KPMG : n tekemän globaalin CEO Outlook 2021 selvityksen mukaan vain 17 % johtajista suunnittelee toimistotilojensa vähentämistä , kun viime vuonna luku oli 69 %.
Monet yritykset miettivätkin nyt , miten toimitiloista voidaan tehdä mahdollisimman vetovoimaisia niihin palaaville työntekijöille . Kysymysmerkkejä riittää tulevaisuuden näkymien ollessa yhä sumuiset .
” Ennen yrityksillä oli selkeämpiä tarpeita . Nyt meille tullaan yhä useammin tyhjin käsin ja pyydetään rohkeammin apua ”, kertoo muotoilutoimisto Rune & Berg Design Oy : n johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula .
Työympäristösuunnnitteluun erikoistunut Rune & Berg Design on tutkinut koronan vaikutuksia työelämään ja toimitilatarpeisiin tekemänsä kyselytutkimuksen avulla . Siitä selviää , että toimitilojen merkitys ei tule vähenemään – pikemminkin päinvastoin . Tilojen käyttötarkoitus tulee kuitenkin muuttumaan ja erilaistumaan .
”
Tutkimustulostemme mukaan toimisto nähdään erityisesti yhteistyön ja innovaatioiden paikkana .
Muotoilutoimisto Rune & Berg Design Oy : n johtava suunnittelija Sini Ala-Nikula .
Pandemian jälkeisen ajan toimisto on siis paljon muutakin kuin vain paikka , johon tullaan tekemään töitä . Ala-Nikula
kuvaa toimistoa parhaimmillaan työntekijöitä ” marinoivaksi ” ympäristöksi , joka buustaa yrityskulttuuria ja yhteenkuuluvuuden tunnetta .
” Tulevaisuuden toimitiloista tulisi huokua oikeanlainen , yrityksen omaa kulttuuria heijastava fiilis , jonka toimistolle tulevat työntekijät voivat selkeästi aistia . Tällainen yhteinen kokemus kantaa niiden hetkien yli , kun työskentelemme niin sanotusti väljemmillä vesillä eli etänä ”, hän kuvailee .
Jotta tähän päästään , on pohdittava , miten toimitilat voivat parhaiten palvella sitä käyttäviä ihmisiä . Tällöin puhutaan käyttäjälähtöisestä lähestymistavasta .
Työympäristön rooli muuttuu Työelämässä vallitsevat nyt uudet realiteetit . Esimerkiksi lähi- ja etätyötä yhdistelevä hybridityöskentely yleistyy vauhdilla asettaen tilaratkaisuille omat erityisvaatimuksensa .
” Toimitilojen on tuettava saumatonta , paikkariippumatonta yhteistyötä . Avotyöpisteet tulevat vähenemään , sillä osa töistä voidaan tehdä kotoa käsin myös jatkossa . Fokus siirtyy nyt erityisesti syvän keskittymisen tiloihin sekä yhteisöllisyyttä tukeviin ratkaisuihin ”, Ala-Nikula kertoo .
Jatkossa toimistolle tullaan hakemaan työrauhaa tai suorittamaan yhteistyötä vaativia projekteja – ja tietysti myös kohtaamaan kollegoita . Tarve lisätä ihmisten välistä vuorovaikutusta onkin yksi selkeä toimitilasuunnittelun trendi pitkittyneen etätyön jälkeen .
” Tutkimustulostemme mukaan toimisto nähdään erityisesti yhteistyön ja innovaatioiden paikkana . Tilasuunnittelussa kannattaa siksi miettiä , miten toimitilat voivat edistää esimerkiksi työn merkityksellisyyttä tukevia vapaamuotoisia kohtaamisia ”, Ala-Nikula toteaa .
Itsetutkiskelua ja käyttäjälähtöisiä ratkaisuja Pandemia on voimistanut työntekijöiden asemaa ja työntekoa koskevia yksilöllisiä vaatimuksia . Siksi ei ole yllättävää , että modernin toimitilasuunnittelun yksi perusperiaatteista on käyttäjälähtöisyys . Siinä käyttäjien – tässä tapauksessa työntekijöiden – tarpeet nostetaan keskiöön osallistamalla heidät päätöksentekoon .
” Toimitiloja ei voida kehittää ilman että mietitään , miten toimistoa käytetään . Työympäristöistä voidaan esimerkiksi rohkeasti tehdä erilaisia versioita työntekijöille kokeiltavaksi . Tämä paljastaa , millaisia tiloja ihmiset oikeasti haluavat käyttää ”, Ala-Nikula sanoo .
Yksilölliset tarpeet on huomioitava , sillä kaikki eivät halua tai voi tehdä töitä kotoa käsin . Ja vaikka yrityksellä olisi yhä pääkonttori hyvällä sijainnilla , voi se jatkossa tarjota pienempiä , jaettuja tiloja eli toimistohubeja lähempänä eri asutuskeskittymissä asuvia työntekijöitään .
Suunnittelutyö ulottuu myös yritykseen itseensä , kuten yrityskulttuurin ja yrityksen arvojen sisäistämiseen . Yrityksen tulisi lisäksi miettiä , mitä toimisto sille ylipäätään merkitsee .
38 HR viesti 3 – 4 / 2021