NÄKÖKULMA
Juha Nurmela
Kirjoittaja on työskennellyt lähes 20 vuotta organisaatioiden kehittämisen parissa.
Valtaosan tuosta ajasta HR- ja johtamisjärjestelmien kehittämisessä Helsingin
kaupungilla ja Arc Technology Oy:ssä, josta hän on parhaillaan lomautettuna.
KUVA: HANNU KYTÖLÄ
KORONA HAASTOI HR-JÄRJESTELMÄT
Saiko pandemia meidät vihdoinkin havaitsemaan sosiaalisen
vuorovaikutuksen merkityksen digitaalisessa maailmassamme?
Voisiko meidän osaamisen, datan ja yhteistyömme tulevaisuudessa
yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi, joka tarjoaisi
meille palveluna tietoa ja puuttuisi työhömme ehkäistäkseen
virheitä ja tehostaakseen työn tekemistä?
Koronavirus keikautti työnteonkulttuuria kertaheitolla tänä
keväänä. Kukaan vetovoimaisinkaan seminaaripuhuja ei olisi
kyennyt tekemään tällaista etätyöskentelyn kulttuurikokeilua,
mihin tämä traaginen pandemia meidät kertaheitolla pakotti.
Oltiinko me siihen valmiita? Useassa organisaatiossa ei oltu,
mutta kuten sanotaan – pakko on usein paras konsultti.
HR:n vastuulla enemmän tai vähemmän olevat sähköiset
välineet menivät kerralla uuteen tarkasteluun. Yhden keskeisimmän
”HR-järjestelmän” muodostivat Teams, Zoom, Meetin
Minutes sekä muut etätyövälineet. Etätyöskentely kasvatti palaverien
määrää lähes kaikissa organisaatioissa. On selvää,
että nyt kokouksilla hoidettiin asioita, joita muuten hoideltiin
”toimistokuukkeloinnilla” tai työpaikoille muodostuneilla rutiineilla.
Tiedon siirtämiseen, vuorovaikutuksen sujuvoittamiseen,
osaajien etsintään ja hiljaisen tiedon havaitsemiseen tarvittaisiin
perinteisten HR-järjestelmien ja etäneuvotteluratkaisuiden
lisäksi kipeästi hybridiratkaisuja. Monessa yrityksessä onkin
jo integroitu melkoisia hässäköitä, mutta usein näissä kokonaisuuden
hallinta edelleen kärsii ja jokaista palasta operoidaan
yksistään. Lisäksi vastuu koordinoinnista ja inputin syöttämisestä
jää aina työntekijälle. Pitää siis osata mennä johonkin
järjestelmään. Mutta mitä, jos käyttäjä ei tiedä tekevänsä väärin
tai tarvitsevansa apua?
Ennakointia prosesseihin tekoälyllä
Tulevaisuuden digitaalisten prosessien tulisi tarjota käyttäjilleen
palveluita, joita hän ei osaisi itse pyytää. Nämä palvelut
koostuisivat organisaation omasta datamassasta ja muiden
työntekijöiden tiedosta, sekä kontribuutiosta prosessiin. Etätyöskentelyssä
HR-ratkaisuiden tulisi digitaalisesti tarjota perinteisten
välineiden lisäksi kollegoiden läheisyyttä ja apua, sekä
tukea monimuotoiseen oppimiseen, tiedon hakuun ja toisten
työtuloksista oppimiseen.
Mitä enemmän työtä tehdään kaukana toisistaan, sitä
merkityksellisemmiksi digitaalisten ratkaisuiden rooli kasvaa.
Organisaation omaisuus sitoutuu tietoon. Tieto taas sitoutuu
mm. järjestelmädataan ja ihmisiin. Järjestelmissä olevan tiedon
lisäksi ihmisten tiedostettu osaaminen sekä hiljainen tieto
tulisi saada käyttöön teknisten apuvälineiden avulla mahdollisimman
vaivattomasti ja nopeasti.
Prosessi, rakenteet ja vuorovaikutus
Monitasoiseen vuorovaikutteiseen työyhteisökulttuuriin tarvitaan
ehdottomasti ensin rakenteet, jotta sen voi digitalisoida.
Ilman toimintatapoja ei tästäkään synny käytäntöä ja ilman
rutiinin omaisia käytäntöjä ei organisaation aineetonta pääomaa
voida systemaattisesti levittää ja näin osaamista rikastuttaa.
Meillä on jo olemassa mm. pandemian jäljiltä jonkinlaiset
prosessit etätyölle, mutta pääosin rakenteet digitaalisen työn
toteuttamiselle ja ohjaukselle puuttuvat. Eli toimitaan etänä
ja tiedetään mistä tehtävä alkaa ja mihin se päättyy, mutta
etätyöprosessin valvonta, seuranta ja ennen kaikkea alun ja
lopun välinen järkevä vuorovaikutusrakenne puuttuvat.
Uudessa maailmassa HR astuu taas askeleen
kohti toiminnan ohjausta
Uskon, että pelkästään HR-asioihin keskittyvät perinteiset
järjestelmät tulevat korvautumaan tulevaisuudessa hybridi-
HR-järjestelmäratkaisuilla, joissa tieto ja digitaalinen
yhteisöllisyys ovat vahvasti keskiössä. Tämä taas haastaa
kaikkia HR-järjestelmäosapuolia aivan eritasoiseen
yhteistyöhön ja toimintatapaan. Tässä maailmassa sitten
ollaankin paljon syvemmällä itse työn tekemistä, tuottavuutta
ja virheiden ehkäisyä, sekä tiedon kulkua työnsuorittamisessa
kuin koskaan aiemmin. Nykyisten yksittäisten järjestelmien
päälle voisi siis tulevaisuudessa rakentaa yhden yhteisen
”HR-käyttöjärjestelmän”, joka kokoaisi organisaation oman
tietovarannon, big-datan ja tarjoaisi palveluita tekoälyllä
höystettynä.
Digitulevaisuus koostuu varmasti lukuisista pienistä paloista
appeja ja softaa, sekä sitten ehkä siitä yhdestä, joka kokoaa
kaiken yhteen. Tekeekö sen joku yksi vai kaikki yhdessä,
joka tapauksessa yhtenäisen peitteen alle piiloutuu kuitenkin
tilkkutäkki, jonka palaset ovat kutoneet spesifien alojen
huippuammattilaiset. Edelleen kuitenkin kaikkein tärkeintä on,
että organisaatio itse omaa tiedon, taidon ja kulttuurin. Sitä
ilman kaikki systeemit ovat sieluttomia. n
3–4/2020 HR viesti 33