Etäoppimistilanne, kuten perehdytys, toimii harvoin digitaalisesti
samankaltaisesti kuin kasvokkaisessa vuorovaikutustilanteessa.
Huomioitavia asioita etäperehdytyksen suunnittelussa
ovat esimerkiksi aikataulutus, tilaisuuden rytmittäminen
sekä turvallisen ilmapiirin luominen. Etäperehdytykseen
onkin hyvä suunnitella säännöllisin väliajoin tauot, toiminnallisuutta
sekä itsenäistä tekemistä perehdyttäjän puheenvuorojen
lisäksi. Keskittymiskyvyn ylläpitäminen ja läsnä oleminen
ovat haastettuna etätapaamisissa, joten säännöllinen aktivointi
on hyvä suunnitella aikatauluun. Lisäksi usein kameratoiminto
ja siten tuntuma yhtenäisessä työtilassa työskentelystä lisää turvallisuutta
ja dialogisuutta tilanteessa.
Suunnitellussa aikataulussa ja rakenteessa pysyminen
on tärkeää, mutta joustovaraakin pitää löytyä tilanteen, esimerkiksi
hyvän keskustelun, vaatiessa. Keskustelua voi pitää
äänen ja videokuvan lisäksi yllä myös muun muassa chatpalveluissa
tai ruudunjaon kautta, jolloin esimerkiksi yhteisten
muistiinpanojen tekeminen on mahdollista. Useat digitaaliset
työkalut mahdollistavat näiden lisäksi erilaisten kyselyjen,
tietovisojen tai muun aktivoinnin toteuttamisen, keskustelun
tueksi. Joustovaraa vaativa tilanne voi johtua myös teknisestä
haasteesta. Oleellista onkin pohtia jo etukäteen, minkä osan
perehdytettävästä sisällöstä voi siirtää tai jättää pois tarvittaessa.
Perehdytys etätapaamista laajempana prosessikokonaisuutena
mahdollistaa myös sen, että sisältöjä voi jakaa esimerkiksi
ennakkotehtävien ja jälkitehtävien muodossa, yhteisen
etäperehdytyssession lisäksi. Tämä on myös oppimisen ja
uusien asioiden omaksumisen kannalta hyvin järkevää. Perehdytys
on verkostoitumisen kulta-aikaa, ja etätapaamiset haastavat
erityisesti tiimin yhdessäolon ja uuden työntekijän tutustumisen
työkavereihin. Sen vuoksi etäperehdytyksen suunnittelussa
on tärkeää huomioida myös tiimin epäviralliset tapaamiset
ja viestintäkanavat, esimerkiksi virtuaalikahvihetket tai
afterworkit.
Mahdollisuuksia onnistuneen etäperehdytyksen
toteutukseen on siis valtavasti. Uuden työntekijän laadukas
perehdyttäminen on ponnistus, joka kannattaa. Uusi
työntekijä mahdollistaa aina myös yrityksen oppimisen, ja
sen vuoksi suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Tärkeintä
on, että perehdytys on toteutettu suurella sydämellä
oppimista ymmärtäen, jossa uuden toimintakulttuurin,
työyhteisön ja työtehtävien omaksumiseen vaaditaan aikaa
hyvin suunnitellun perehdytyskokonaisuuden lisäksi. Hyviä
etäperehdytyksiä! n
3–4/2020 HR viesti 31