Uudessa laajennetussa tehtävänkuvassa Daisy hoitaa useita näistä pienistä työvaiheista . Hän kokoaa työsopimukseen tarvittavat tiedot kahdesta eri järjestelmästä , toimittaa palkkaohjelmassa laatimansa työsopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi työntekijälle ja työantajan edustajalle , luo ja toimittaa tiedostopyyntölinkin työntekijälle työ- ja tutkintotodistuksien toimittamista varten , valvoo dokumenttien , todistuksien ja sopimuksien saapumista ja muistuttelee toimijoita dokumenttien tai toimintojen puuttumisesta . Lisäksi Daisy luo uusille työntekijöille sähköisen arkistokansion , johon hän tallentaa niin allekirjoitetun työsopimuksen kuin myös toimitetut todistukset . Kun koko ” paperishow ” on valmista , Daisy lähettää työntekijälle tiedon käyttäjätunnuksen valmistumisesta sekä opastaa työntekijää perehdyttämisen alkuvaiheisiin . Daisy tunnistaa työntekijän kansalaisuuden ja kääntääkin kielen englanniksi tarvittaessa .
Tiiminjäsenenä Daisy viestii aktiivisesti toiminnastaan . Rekrytointijärjestelmässä Daisy vaihtaa merkintää rekrytoinnin tilasta eri työvaiheiden jälkeen , jolloin rekrytointitiimi tietää , missä vaiheessa työsopimus kunkin työntekijän kohdalla etenee . Omalla Teams-kanavallaan Daisy puolestaan tiedottaa palkkatiimiä siitä , milloin heidän työnsä kannalta tarvittavat tiedot ovat heidän käytettävissään . Teams-kanavallaan Daisy myös kertoo , jos hänellä on jonkinlaisia haasteita selviytyä työstään ja nostaa tunnollisesti käden pystyyn teknisen virheen merkiksi .
Daisy yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun toteuttajana Kehitystyön alussa ohjelmistorobotiikan käytön tavoitteena oli lähes ainoastaan säästää aikaa . Ja niin tapahtuikin : rutiininomainen tallentaminen on vähentynyt , eikä työhöntulovaiheen eri dokumenttien saapumista tarvitse enää manuaalisesti seurata ja muistutella .
Uuden tehtävänkuvan myötä olemme huomanneet Daisyn merkityksen myös yhdenvertaisen ja tasapuolisen palvelun toteuttajana . Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla . Hänen toimintaansa eivät vaikuta henkilökohtaiset pyynnöt , eikä hänen kanssaan neuvotella toisenlaisesta tavasta toimia . Toimet ovat aina todennettavissa . Hänen viestinsä on kaikille samanlainen , eikä siihen vaikuta sen hetkiset tunteet . Hän viestii aina samaa viestintäkanavaa käyttäen , jolloin viestien sijaintia ei jälkikäteen tarvitse etsiä eri sähköpostilaatikoiden ja chat-keskusteluiden joukosta . Daisyn ajatus ei häiriinny työhuoneen ovelle tulevasta työkaverista eikä juuri saapuneesta sähköpostista . Hänen tapaansa toimia ei kuulu inhimilliset virheet . Daisyn viestit eivät unohdu . Daisy ei tunne kiirettä eikä stressiä .
Daisyllä on edelleen tilaa kehittyä . Hän ei ole älykäs , hän ei osaa vastata työntekijän esittämiin kysymyksiin eikä osaa ohjata työntekijää asiantuntijan puheille . Hän on välinpitämätön , eikä hän koe tarpeelliseksi välittää viestiä uudelleen , mikäli työntekijä on aikaisemman viestin hävittänyt .
”
Daisy kohtelee kaikkia samalla tavalla .
Daisy osana HR-tiimiä Daisyn tehtävänkuvaa ja osaamista käsitellään kehityskeskustelussa , johon osallistuvat kaikki Daisyn lähimmät tiimiläiset . Keskustelussa tiimi yhdessä päättää , mitä kehittämistoimia tehdään ja missä järjestyksessä . Lisäksi keskustelussa sovitaan tehtävänkuvan laajennuksista . Olemme jo sopineet , että seuraavassa vaiheessa Daisyn tehtävänkuvaa laajennetaan kohdistumaan myös pienempiin työsopimusmuutoksiin , kuten palkantarkistuksiin , nimikemuutoksiin sekä esihenkilövaihdoksiin .
Daisy on toiminut nykyisessä tehtävässään osana HR-tiimiä noin kuukauden ajan . Samoin kuin uuden ihmistyöntekijän saapuminen tiimiin , myös Daisyn saapuminen aiheutti aluksi eräänlaisen häiriötilanteen . Rekrytoinnin onnistumista arvioidaan edelleen . Pohdimme , että sopeutuuko tiimiläinen tehtäväänsä ja miten hänen tehtävänsä ja tapansa toimia vaikuttaa meidän muiden tehtäviin . Itse uskon kuitenkin siihen , että kun uuden tiimiläisen vierellä kuljetaan , opitaan virheistä , ohjataan oikeaan suuntaan ja iloitaan onnistumisesta , luottamus tiimiläisen kykyihin kasvaa ja hänestä tulee erottamaton osa työyhteisöä . Jossakin vaiheessa huomaamme , että omalla panoksellaan uusi tiimiläinen on vapauttanut meille aikaa muihin tehtäviin , tuonut oman persoonallisen tapansa työskennellä osaksi toimintaamme ja siten lisännyt osaamistamme sekä ymmärrystämme erilaisia tiimiläisiä sekä työskentely tapoja kohtaan .
Huhtikuussa 2024 HAMKin henkilöstöpalveluiden tiimiin kuuluu 15 henkilöä : Daisy on ja tulee olemaan yksi meistä . n
Kirjoittaja : Henna Tanhuanpää , henkilöstöpäällikkö Henkilöstöpalvelut , Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
3 / 2024 HR viesti 51