Työajan mittaaminen on Suomessa lakisääteistä ja monessa muussakin maassa joko säädeltyä tai ainakin vahvasti suositeltua . Suomessa siihen ottaa kantaa työaikalaki , jossa aihe on kirvoittanut ohjeistusta noin 6 000 sanan verran . Tämän lisäksi määrityksiä ja tarkennuksia löytyy työehtosopimuksista ja näiden paikallisista versioista . Työaikalaki ottaa kantaa myös siihen , ketä se ei koske . Näitä ovat esimerkiksi niin kutsutulla johtajasopimuksella työskentelevät ja jotkin erityisryhmät kuten uskonnollisia toimituksia suorittavat uskonnollisten yhteisöjen työntekijät , ( kuten diakonissat ).
Tavalliset syyt työajan mittaamiseen lienevät palkanmaksun oikeellisuus ja sovitun työajan todentaminen , työntekijöiden jaksamisen tukeminen , puutteellisesta seurannasta langetettavien sanktioiden välttäminen ja paikkansapitävä asiakaslaskutus . Mutta erityisesti tässä ajassa nämä eivät ole ainoat syyt . Työajan mittaaminen on nimittäin lakisääteisyytensä lisäksi vahva yrityskulttuurin osa , jonka soveltaminen vaatii rautaiset pelisäännöt .
Kuluneet kaksi vuotta ovat olleet monelle yritykselle tehokas pikakurssi etätyöskentelyyn , joka on noussut yhdeksi työajan mittaamisen keskustelluimmista ulottuvuuksista . Oppitunnit ovat olleet sitä rankemmat mitä matalampi on yrityskulttuurin luottamuksen taso , joustavuus , positiivinen ihmiskuva , läpinäkyvyys sekä neuvotteluhalu ja -taito. Työajan mittaaminen liittyy paitsi etätyöskentelyyn , myös esimerkiksi seuraaviin keskeisiin kysymyksiin :
”
Työajan teknisestä mittaamisesta on tehty nykyään erittäin helppoa .
Johtamiskäytännöt : Millaiset johtamiskäytännöt meillä on sovittu ja sanoitettu ? Onko ne saneltu vai neuvoteltu henkilöstön kanssa ? Osaako henkilöstö soveltaa niitä ? Noudattavatko kaikki esihenkilöt ja johtajat samoja käytäntöjä ( viikkopalaverit , daylies , raportointisykli ja -tapa, jne )?
Työaikamallit : Millaiset työaikamallit meillä on käytössä ? Olemmeko hyödyntäneet esimerkiksi kokonaistyöaikaa ja joustotyöaikaa niihin istuviin rooleihin ? Katselmoidaanko ne ja niiden soveltamisperiaatteet systemaattisesti ja säännöllisesti ( esimerkiksi päivystyskorvaus ja matkustaminen työajalla )?
Joustavuus : Joustaako työaika työntekijän tarpeen mukaan ? Onko kaikilla mahdollisuus samoihin joustoihin ? Noudatetaanko tasapuolisuuden periaatetta ja onko se sanoitettu ja viestitty kaikille ?
Onko tavoitteemme tulla nähdyksi joustavana työnantajana ? Onko kaikilla mahdollisuus tehdä halutessaan osatyöaikaa tai pitää ylimääräisiä ( palkattomia ) vapaita ?
Etätyöskentely : Miten suhtaudumme etätyöskentelyyn ? Onko valitsemamme linja huomioitu työsopimuksissa ja palveluntarjoajien sopimuksissa ( vakuutukset , terveydenhuolto )?
Mitä olemme valmiit tekemään mahdollistaaksemme työskentelyn kaikista maailmankolkista ( vakuutus- ja verotuskysymykset , mahdollisen toimipaikan muodostuminen kohdemaahan )?
Työaikajoustot : Olemmeko sopineet , miten joustoja pidetään ( kokonaisina päivinä , satunnaisina tunteina , tiettyinä viikonpäivinä )?
Miten ja kenen kanssa työaikajoustoista sovitaan ( kuinka monta päivää etukäteen , esihenkilön vai projektipäällikön kanssa )?
Palkalliset vapaat : Miten lomista sovitaan ( saako niitä pitää milloin vain , päättääkö esihenkilö vai HR , kuinka paljon voi pitää kerralla )?
Miten erilaisia palkintovapaita myönnetään ja pidetään ? Onko pelisäännöt samat ja läpinäkyvät kaikille ?
Nämä päätökset sekä luovat uutta että heijastelevat yrityksen olemassa olevaa kulttuuria sekä työntekijäkokemusta . Tehokkuudesta tai vaikuttavuudesta työajan mittaaminen ei sen sijaan kerro 100 % totuutta , sillä tehokas ja tehollinen työaika ovat eri asioita . Tehollinen työaika on työaikaa , joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja , ja on noin 80 % kokonaistyöajasta . Tehokkuutta voidaan sen sijaan mitata esimerkiksi QWL-indeksin avulla ( Kesti , 2014 ) ja sen määrään taas vaikuttavat esimerkiksi yrityksen johtamiskäytännöt , itse työn luonne , organisaation itseohjautuvuuden taso , yrityksen luottamuksen kulttuuri , sekä tehokkuutta edistävät työkalut ja prosessit . Tehokkuuden määritelmä voi olla erilainen eri yrityksissä , työyhteisöissä tai rooleissa . Jossakin se tarkoittaa valmistettuja kappaleita tunnissa ja joissakin uusien ideoiden määrää kuukaudessa .
Työajan teknisestä mittaamisesta on tehty nykyään erittäin helppoa . Yleensä työkalu löytyy joko HR- tai taloushallinnon järjestelmästä , mutta jos näin ei ole , ilmaisia ja edullisia sovelluksia löytyy markkinoilta runsaasti . Vaikka työkalut eivät ole yhtä laajoja kuin palkanlaskentaohjelmistot , ne pystyvät pääsääntöisesti melko hyvin tuottamaan riittävän tarkkaa tietoa palkkahallinnon vaatimiin prosesseihin , lakivaatimusten täyttämiseksi ja laskutukseen .
Yrityskulttuuria ja työntekijäkokemusta luodaan paitsi asenteilla myös käytännöllisillä prosesseilla ja toimintatavoilla . Työaika on yksi perustavanlaatuisista prosesseista , johon on syytä kiinnittää huomiota ja johon on helppo tarttua vaikka ensimmäisenä toimenpiteenä yrityskulttuurin kehittämiseksi . n
26 HR viesti 2 / 2022