ILMOITUS
TYÖSUHTEEN
ELINKAARI ONLINE
Metsähallituksen HR-toimintojen sähköistäminen on jatkunut jo vuosien ajan.
Nyt työsuhteen koko elinkaari avautuu jokaiselle työntekijälle samasta portaalista
HR-työpöydän kautta.
enkilöstöpalvelujen, esimiesten ja alaisten yhteinen työkalu,
CGI:n sähköinen lomasuunnittelujärjestelmä, otettiin Metsähallituksessa käyttöön vuonna 2008.
– Lomapäivien hallinta on iso juttu, varsinkin meidän kaltaiselle organisaatiolle, missä työntekijät ovat sijoittuneet ympäri
maata, loma-ajat ovat pitkiä ja organisaatiorakenne hajanainen.
Lähtötilanteessa lomien suunnittelu oli tarkoittanut paljon paperityötä, puhelinsoittoja, edestakaista liikennettä ja myös inhimillisiä virheitä, palvelupäällikkö Kerstin Ahmarova tietää.
– Nyt järjestelmä näyttää jokaiselle työntekijälle, paljonko
hänellä on lomia pitämättä, paljonko hän on niitä ansainnut
ja kuinka paljon lomapäiviä jää jäljelle. Palvelu toimii myös
ohjaavasti ja ilmoittaa, mikäli valittu loma-aika ylittää ansaitut
päivät. Lomasuunnitelma lähtee napin painalluksella omalle
esimiehelle, joka hyväksyy tai tarvittaessa reagoi työntekijän
ehdotukseen. Työskentely reaaliajassa säästää kaikilta osapuolilta aikaa, mikä on myös taloudellisesti järkevää.
Hyvien kokemusten perusteella Metsähallitus oli valmis seuraavaan askeleeseen.
– Olemme pitäneet erityisen tärkeänä, että jokaisen uuden
ohjelman integroimiseen kuuluu testausvaihe. Mahdolliset
sudenkuopat tulevat esille ja käyttölogiikkaan voidaan vielä
tehdä muutoksia. Muutaman kuukauden viive lanseeraamisessa
on pienempi murhe kuin käyttöönotettu palvelu, missä ilmenee
ongelmia.
Uusi ja testattu sovellus on otettu Metsähallituksessa hyvin
vastaan eikä muutosvastarintaa ole ollut havaittavissa – päinvastoin.
– Ensimmäisestä päivästä lähtien käyttäjien on ollut mahdollista jättää ruusuja ja risuja sovelluksen toimivuudesta. Iloksemme
H
44 HR viesti 2/2014
positiiviset kommentit ovat vieneet voiton, Ahmarova kertoo.
– Olemme itse vastanneet HR-työpöydän sisältöominaisuuksista juuri meidän tarpeisiin sopiviksi. Me emme esimerkiksi
ottaneet sähköpostiherätteitä kertomaan, milloin jokin toiminto
vaatii reagointia. Tällä pyrimme välttämään sähköpostin tukkiutumisen ja keskittymisen katkeamisen aina muistutuksen tullessa koneen näytölle. Me uskomme siihen, että HR-työpöytä on
elävänä toimintona automaattinen osa työtä ja työpäivää.
Metsähallituksessa HR-työpöytä kattaa työuran koko elinkaaren alkaen uuden työntekijän perehdyttämispaketista päätyen
eläkkeelle siirtymiseen liittyviin linkkeihin ja lomakkeisiin. HRtyöpöytä löytyy jokaiselle työntekijälle organisaation Loimuintranetistä kirjautumalla omilla tunnuksilla sovellukseen sisälle.
– Sama tieto on ollut ennenkin saatavilla, mutta hajautettuna
tarvittava tieto on ollut vaikea löytää. Työ uuden sovelluksen
aikaansaamiseksi lähti juuri nykytilanteen kuvaamisella. Tämän
jälkeen oli helppo asettaa ]