ASIAKAS VIESTI
Palstalla yhteistyökumppanimme kertovat toiminnastaan .
NÄIN SÄILÖT HR-DATAA FIKSUSTI : HR MASTER DATAN ABC
Miten HR-dataa säilötään fiksusti ? HR master datasta puhutaan paljon , mutta harvassa organisaatiossa aidosti ymmärretään sen rooli ja osataan suunnitella yrityksen toiminnot nojaamaan sen varaan .
Yrityksen alkumetreillä HR-data tyypillisesti asustaa eri paikoissa , kuten Exceleissä , erillisillä paperilapuilla tai useammassa eri järjestelmässä , kuten palkanlaskenta- ja työajanseurantajärjestelmässä . Fiksuinta on kuitenkin säilyttää tuota dataa yhdessä paikassa , eli järjestelmässä , josta se sitten kulkeutuu muualle . Tällöin puhutaan HR master datasta .
Miksi HR-dataa kannattaa säilyttää yhdessä järjestelmässä ? Jokaisella yrityksellä on henkilödataa työntekijöistään . Työntekijätietoa tarvitaan muun muassa palkanlaskentaan , työajanseurantaan , kulu- ja matkalaskujärjestelmään , työterveyteen , käyttöoikeusjärjestelmiin ynnä muihin samanlaisiin käytössä oleviin järjestelmiin .
Jos data asustaa monessa eri paikassa jonkun , tyypillisesti henkilöstöhallinnon edustajan , täytyy varmistaa , että tieto kulkeutuu paikasta toiseen ja että se on eri paikoissa ajan tasalla . Jos tähän ei hyödynnetä järjestelmää , tieto täytyy naputella ja siirtää jokaiseen paikkaan käsin . Tämä vie tuhottomasti aikaa .
Esimerkiksi vajaan 100 hengen yrityksessä master datan ja automaation myötä tuleva ajansäästö lasketaan nopeasti sadoissa tunneissa .
Tässä neljä terävää pointtia mihin HR master dataa kaivataan :
1 . Tieto asuu yhdessä paikassa , ja se on varmasti ajan tasalla .
2 . Henkilötiedot kulkevat automaattisesti paikasta toiseen säästäen aikaa ja poistaen inhimilliset virheet .
3 . Tietoturva paranee , kun henkilöstön tiedot siirtyvät paperilapuilta ja avoimista tiedostoista HR-järjestelmään .
4 . Raportointi helpottuu .
Tiivistettynä : yhden tallennuksen taktiikka säästää aikaa ja vaivaa . HR : llä on varmasti parempaakin tekemistä kuin tallentaa tietoa manuaalisesti useampaan järjestelmään .
Mitä kannattaa huomioida HR master dataa valittaessa ? HR-järjestelmä on tähän luontevin valinta , mutta mistä tiedät mikä niistä on yrityksesi tarpeisiin sopivin ?
Tässä pari seikkaa joihin kannattaa kiinnittää huomiota :
Integraatiomahdollisuudet Tarkista etukäteen millaisia integraatiomahdollisuuksia järjestelmä tarjoaa ? Voiko sen varmasti integroida helposti muihin järjestelmiin , joita yrityksellänne on käytössä ?
Mieti millaista tietoa työntekijöistä kannattaa säilöä Pohdi millaista tietoa tarvitsette työntekijöistä eri yhteyksissä , ja varmista että HR-järjestelmässä voi säilöä tätä fiksusti .
Selvitä onko yritykselläsi tarve HRM : lle vai HRD : lle – vai molemmille Tarvitaanko järjestelmää perustietojentietojen hallintaan ja / tai henkilöstön osaamisen ja kehittymisen seurantaan . Tämä data on vilkkaammin muuttuvaa ja vaatii erilaisia toiminnallisuuksia tuekseen .
Muista huomioida tulevaisuuden järjestelmätarpeet Tulevaisuuden master data -ajatteluun virittäytyä jo etukäteen , vaikka kysessä olisikin vielä pieni yritys . Jos prosessit eivät skaalaudu , HR on nopeasti pulassa . Siksi helpointa on , mikäli yrityksen järjestelmäpaletti suunnitellaan alusta asti master datan ympärille . Tämä säästää aikaa ja rahaa tulevaisuudessa .
Tarkista olisiko Saima HR yrityksesi tarpeisiin sopiva ratkaisu ! n
Lisätietoja : www . visma . fi / saima-hr
50 HR viesti 1 / 2022