Préparez-vous bien avant toute réunion avec la fondation
: consultez votre proposition de subvention, vérifiez
le statut de vos dépenses, actualisez vos données et
parlez à l'ensemble de votre personnel de programme
pour obtenir une mise à jour complète sur les progrès
du projet.
Gérer votre subvention
Effectuez le suivi de vos progrès sur l'année par rapport
à l'atteinte des objectifs indiqués dans votre proposition.
Conservez une feuille de calcul ou un schéma de vos activités
et un dossier où vous pourrez mettre des copies des documents
correspondants afin de les avoir à portée de main au moment
d'écrire votre rapport d'avancée.
Gardez le responsable de programme informé des
développements importants dans votre domaine et
dans votre communauté. Celui-ci reconnaitra ainsi
votre expertise et vous considèrera comme une bonne
ressource d'informations. Si le responsable de programme
vous pose des questions, demande des informations ou
vous demande de lui fournir des contacts, répondez
rapidement et aidez-le dans la mesure du possible.
Assurez-vous de vérifier régulièrement les progrès auprès des
personnes chargées du programme :ils doivent savoir ce qu'il
faut livrer, et de quelle manière, dès le début de la période de
subvention. Si les activités changent ou s'ils doivent changer de
tactique, vous devez le savoir afin d'en maintenir la fondation
informée. Planifiez des réunions régulières (mensuelles ou
trimestrielles) avec l'ensemble de l'équipe du programme (y
compris les personnes responsables de la levée de fonds et de
la gestion comptable) pour analyser les progrès par rapport au
plan de projet et aux propositions subventionnées afin de vous
assurer que vous atteignez vos objectifs sans oublier aucune
activité ni aucun résultat promis.
Si vous ne connaissez pas la réponse à sa question, ne
mentez ou n'inventez pas. Indiquez-lui que vous n'avez
pas la réponse à l'heure actuelle, mais que vous allez vous
renseigner et lui faire un retour dès que possible.
Contactez le responsable de programme au moins deux
ou trois mois avant la date d'échéance de remise de la
proposition de renouvellement pour leur offrir une mise
à jour sur le programme et leur demander si vous serez
invité à leur soumettre une proposition de suivi pour
l'année suivante.
Conservez vos données de manière accessible pour pouvoir
vérifier régulièrement vos progrès. D'abord, vous devez réunir
des données de référence : c'est-à-dire des statistiques de base
sur votre programme dès le début de la période de subvention.
Puis, vous devez réunir régulièrement les données nécessaires
pour suivre le travail sur toute la durée de la période de
subvention. Par exemple, si vous indiquez dans la proposition
que vous formerez 200 femmes à la finance cette année, votre
personnel de projet doit donc conserver des informations
continues sur le nombre de femmes participant au programme.
Ainsi, vous serez prêt à fournir des informations correctes à la
fondation à la fin de la période de subvention, et votre équipe
comprendre très vite le nombre de personnes à inscrire et à
former à travers leur programme pendant l'année, et pourra
s'organiser en conséquence.
Soyez toujours réactif lorsque la fondation contacte votre
organisation. Ne laissez pas leurs requêtes sans réponse
pendant des jours ou des semaines, et assurez-vous que
vos collègues répondent à toute demande qu'ils reçoivent.
Ne forcez pas trop. Respectez le professionnalisme du
personnel et ne soyez pas trop familier avec eux. Vous
pouvez être amical, mais il n'est pas bienvenu de dépasser
les limites professionnelles ou de partager vos problèmes
personnels avec votre responsable de programme.
Une fois que vous aurez établi une bonne relation avec la
fondation et avec votre responsable de programme, celuici pourra se révéler une bonne source d'informations
pour d'autres opportunités professionnelles. Par exemple,
certains donateurs accordent des fonds supplémentaires
à leurs récipiendaires pour leur permettre de participer à
des programmes de formation ou à des conférences, ou
peuvent vous informer de leurs sources de financement. Les
responsables de programme peuvent même recommander
votre organisation à d'autres donateurs ou vous présenter à des
contacts professionnels ou à des donateurs potentiels.
Vérifiez vos documents d'attribution de subvention : assurezvous que la fondation est informée de tout changement
requis pendant la période de subvention. Certaines fondation
vous demandent de les informer immédiatement en cas de
changement majeur de personnel ou de développement majeur
affectant les progrès de votre projet.
Finances
Une bonne gestion financière est essentielle. Si une fondation
ne pense pas que vous utilisez leurs fonds à bon escient, elle
pourra refuser de vous subventionner à l'avenir, même si elle
apprécie votre travail.
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