e-mail, numéro de téléphone, etc.) dans le formulaire de
candidature, dans la lettre d'introduction et dans l'e-mail
de remise. Assurez-vous que la fondation pourra vous
identifier et vous contacter facilement !
Publications
L'association produira deux fiches techniques (d'une page
de long) et une synthèse politique (entre 5 et 10 pages de
long) à présenter aux décideurs politiques lors du forum,
en fonction des perspectives que nous recevrons à travers la
réunion communautaire et l'étude de l'expert politique. Nous
estimons avoir besoin de 50 copies couleur brillantes des fiches
techniques et de la synthèse du problème.
Dans votre lettre ou votre e-mail d'introduction,
indiquez l'ensemble des documents que vous joignez
pour que le vérificateur de la fondation puisse voir
facilement que vous avez inclus toutes les informations
requises (si certaines pièces jointes de votre e-mail ne
sont pas passées, celui-ci pourra aussi vous informer de
les renvoyer).
Frais indirects
Les frais indirects pour ce projet ont été calculés à 15%,
conformément aux directives du fond international des femmes.
Adressez la proposition à la personne, au poste ou au
département correcte. Ne l'envoyez pas simplement à
l'adresse générale de la fondation (elle pourrait se perdre),
à moins que cela ne soit précisé.
Relire votre proposition
Parfois, on travaille si près de la date d'échéance qu'il ne reste
pas beaucoup de temps pour relire la candidature avant de la
remettre. C'est une erreur ! Prévoyez du temps supplémentaire
dans le processus de proposition afin qu'un tiers puisse relire
votre proposition.
Envoyez l'ensemble des documents de proposition comme
indiqué dans l'appel à candidature ou par le responsable du
programme (exemple : courrier, e-mail ou fax).
N'incluez pas de grandes quantités de documents
supplémentaires non sollicités. Certaines fondations
demandent explicitement de NE PAS inclure de
documents supplémentaires. Ils n'en veulent pas et
les jetteront.
Demandez à quelqu'un (n'ayant de préférence pas participé à
la rédaction de la proposition) de relire l'ensemble des éléments
de la proposition avant de l'envoyer. Demandez à cette
personne de rechercher les erreurs et de relire l'ensemble des
documents. Cela inclut de vérifier les calculs de votre budget et
autres documents financiers pour vous assurer que les comptes
sont exacts et cohérents entre les documents (c.-à-d. que le
total de votre budget organisationnel correspond à ce que vous
indiquez dans le formulaire de candidature). L'examinateur
doit également vérifier que tous les documents requis sont
remplis et correctement classés.
N'utilisez pas de polices sophistiquées, de papier de
couleur, de couvertures spéciales ou de dossiers. De
nombreuses fondations prennent votre candidature et la
photocopient pour la distribuer à leur conseil de direction
pour analyse, ne leur rendez donc pas la tâche de lecture
ou de copie difficile.
Conservez une copie facile d'accès sur votre ordinateur
et/ou une copie papier dans vos archives au cas où la
fondation aurait des questions. Si votre subvention
est approuvée, vous devez vous souvenir des
promesses effectuées !
Remettre votre proposition
Lisez et relisez les consignes pour savoir quels éléments
sont requis dans la proposition et comment déposer
celle-ci. Suivez attentivement toutes les instructions !
Certaines fondations incluent des listes de vérification
dans leurs orientations afin de vous faciliter la tâche dans le cas contraire, créez la vôtre et vérifiez-la avant la
remise. Notez bien le nombre de copies de la proposition
à remettre. Est-ce que les copies doivent être reliées de
manière particulière (exemple : agrafe, trombone, clip
de reliure) ? Est-ce que les copies doivent être simples ou
recto/verso ? En cas de remise électronique, la proposition
doit-elle suivre un format particulier (exemple : pdf
ou doc) ?
Demandez un accusé de réception si possible pour vous
assurer que votre candidature a bien été reçue. Certaines
fondations refusent de renvoyer les accusés de réception
; d'autres ne veulent pas de livraison par messager contre
signature. Renseignez-vous avant l'envoi.
Ne remettez pas votre proposition en retard. Il est
acceptable de la remettre le jour d'échéance, mais si vous
le pouvez, essayez de la remettre plus tôt afin d'avoir le
temps de faire face à d'éventuels problèmes, et pour que
le responsable de programme chargé de la lire ait le temps
de l'analyser en profondeur.
Assurez-vous d'avoir inclus les coordonnées d'une
personne clé de votre organisation (nom, poste, adresse,
Suivez toutes les consignes, lisez attentivement le nombre
de copies nécessaires, les limites en termes de pages et autres
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