COLUMNA
Reduciendo los Costos de
Impresión y Copiado
Fernel Rincon
Area Sales Manager
Kyocera Document
Solutions America Inc.
H
oy día es claro en cualquier organización
que al adquirir equipos de impresión
y/o copiado, el mayor costo no está en
el precio de los equipos sino en el alto costo
de los tóner y repuestos asociados. Además, las
encuestas dicen que más del 60% de los gerentes de IT no gustan de los equipos de impresión por las continuas paradas debidas a fallas
o cambio de repuestos, y el soporte técnico especializado del proveedor que se necesita para
poder resolver.
Basta con revisar algunas estadísticas de firmas
consultoras para hacer conciencia: Las compañías gastan hasta 3% de sus ingresos en impresión (Gartner), y el consumo de papel crece entre 6% y 8% anualmente (Xplor). Sin embargo,
cuando se trata de invertir en infraestructura
de IT, es muy común observar que el ejecutivo
TI piensa en las impresoras como si fueran PCs.
Olvida que un PC a diferencia de una impresora, tiene garantía generalmente de 3 años, durante los cuales no tendrá que comprar nada
extra para que este operativo. En el caso de la
impresora y según el uso, al mes tendrá que
comprar tóner y a los 6 meses partes que nadie
le dijo debería comprar. En un análisis de costos
típico a tres años para una impresora de más de
40 ppm, imprimiendo mínimo 5.000 paginas al
mes, equivale a que en tóner y partes la organización gasta 9 veces más que lo que le costó la
impresora como tal.
Haga su cuenta…y se dará cuenta!!
La regla básica es muy simple: Una impresora
entre más barata, más costosos serán su tóner
y repuestos. Sino solo recuerde cuando compro su primera impresora de inyección de tinta
para el hogar, quizá –prácticamente- se la regalaron. La sorpresa fue cuando tuvo que comprar el cartucho de tinta de reemplazo: ¡Costaba casi lo mismo que la impresora! Igual ocurre
6 www.ejecutivoti.com
en el mundo empresarial pero a mayor escala
en el caso de las impresoras o MFPs láser.
Los costos ocultos del tóner, repuestos y
servicio
Cuando una impresora láser deja de imprimir,
lo más común es que se haya acabado el polvo de tóner. El usuario entonces reemplaza el
cartucho de tóner por otro nuevo, sin saber
que cada cartucho contiene más de 50 partes,
unas reciclables y otras no. Pregunta: ¿Si se
acabó el polvo de tóner (una de las 50 partes
que componen el cartucho)…por que tirar al
tacho de la basura un cartucho que cuesta
más de $200 dólares? No tiene sentido. Ahí
está uno de los costos más altos…yendo a la
basura…contaminando.
¿Quién soporta a soporte técnico?
Igual ocurre con los repuestos. Si se investiga
un poco sobre lo que no dice el catálogo de la
impresora: rendimiento de cada repuesto (fusor, fotoconductor, unidad de imagen, rodillos,
etc.), encontrará que generalmente cada uno
tiene precio y duración diferente, generando
intervenciones y paradas para cambio en intervalos de tiempo diferentes. Paradas que
afectan la productividad del usuario y aumentan las llamadas a soporte técnico, quien a su
vez tiene que llamar al soporte directo de la
marca o al centro de servicio autorizado para
que le hagan las reparaciones del caso en 2
horas, 4, 8 o hasta en varios días según su contrato de servicio.
Se trata entonces de hacer un análisis de costo
de propiedad a dos o tres años para adquirir el
equipo de impresión cuya operación sea la más
económica y requiera menos intervenciones
(llamadas) a servicio técnico para beneficio en
la productividad de los usuarios y de la empresa
en general.