Claves
para un evento
de negocios exitoso
¿Organizar un evento de negocios le supone un reto más duro que la subida del Everest? Para tener éxito,
respirar tranquilo y no llevarse ninguna sorpresa, lo más aconsejable es ponerse en manos de profesionales
que le guíen y ayuden a lograr su objetivo: conquistar a sus clientes.
Blue Point Management, que es una empresa especializada en el diseño y organización de eventos
nacionales e internacionales, nos regala estos tips para que la aventura de organizar un evento se convierta
en un plácido paseo.
1. Definir el propósito del evento: Qué se quiere lograr o comunicar.
2. Público meta: ¿Quiénes son los invitados?
3. Presupuesto asignado: Este punto es muy importante para, por ejemplo, seleccionar la sede (hotel o
venue para llevar a cabo el evento). Establecer si el invitado deberá tener que pagar alguna cuota como
inscripción o recuperación o bien si todos los gastos correrán a cargo del organizador.
4. Definir la sede: Considerar la ciudad de origen de los participantes para tratar de encontrar un punto
intermedio o de fácil acceso para la mayoría de los invitados.
5. Diseñar el programa del evento: Aunque continuamente se van a estar realizando cambios y ajustes, es
esencial tener una idea o estructura de las actividades que se llevarán a cabo durante el evento. Por ejemplo:
Registro, Sesión plenaria para bienvenida, juntas de trabajo, actividades de integración, premiación y
conferencia de algún speaker.
6. Lista de requerimientos: Con la agenda pre elaborada se podrá hacer la lista de requerimientos. Área
de registro o creación de una página web para un pre registro, así como salones, producción audiovisual,
equipos de traducción simultánea, escenografía, contratación de speakers, materiales, entretenimiento,
regalos de bienvenida o despedida, entre otros.
7. Alimentos y bebidas: Es muy importante considerar la diversidad y perfil de los asistentes al momento
de la elección de menús. Debemos conocer si existen vegetarianos, veganos, alergias de algún tipo (gluten,
por ejemplo), lo que nos traerá beneficio en costos y nuestros invitados se sentirán “especiales”.
8. Hacer el cronograma de actividades en conjunto con el Meeting Planner: En este documento llevaremos
la planeación de todas las actividades clave como: fechas de entrega de bases de datos, revisión de avances
con creativos para diseños, logos, materiales, layouts y renders de escenografías.
9.Establecer el Plan de Marketing y la Convocatoria de Prensa a medios de comunicación.
10. Realizar un scouting en conjunto con el Meeting Planner con quien se va a ejecutar desde el día 0 todo
el programa de A a la Z, definiendo áreas, estableciendo tipos de montaje, elecciones de menús, tomando
los tiempos de recorrido y el “minute by minute” del evento.
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