Asesorar las diferentes unidades de la universidad sobre el manejo y
control de los archivos administrativos, para el correcto traslado
documental al archivo central.
Realizar acompañamiento a las unidades de la Seccional, con el fin
de asegurar que las recomendaciones impartidas hayan sido
aplicadas adecuadamente, y elaborar programa de entrega de
los archivos a cargo del personal administrativo.
Elaborar cronograma de reuniones con las personas que integran
las unidades que realizan gestión documental con el fin de garantizar
el adecuado manejo, organización, conservación y custodia de los
archivos a cargo de cada unidad
Recibir
y confrontar
que la documentación
consignada en los formatos de traslado haya quedado debidamente
registrada y corresponda con lo entregado por la dependencia.
Procesar los archivos que llegan por transferencia interna, marcando
las carpetas ubicándolas en las unidades de instalación (cajas).
Estructurar
instrumentos de control
documental (inventarios, índices, referencias cruzadas, entre otros),
para agilizar el acceso a la información.
Participar
las actas en los comités de archivo institucionales.
y elaborar
actividades que permitan avanzar en los procesos de los archivos
administrados