FAKTA
BSF INSIDE | MAJ
- I begyndelsen kræver det meget tid , men det skal ses som en investering . Vi besluttede , at vi ville have arbejdsgange ind på de paragraffer , som vi arbejder i . Så vi har simpelthen taget en paragraf af gangen , fortæller hun .
Vidensbanken kan også bruges til interne samarbejdspartnere . Det næste Tilskud vil udarbejde til Vidensbanken er et afsnit om , hvad tilskud egentlig er . Så kan interne samarbejdspartnere som fx jobkonsulenter gå ind og se , hvad en borger kan søge tilskud til .
Udover at de enkelte paragraffer er beskrevet , har Tilskud også valgt at lægge en række beskrivelser af processer ind , så alle arbejdsopgaver er dækket .
- Vi risikerer en enorm sårbarhed , hvis nogle bliver sygemeldt eller andet . Derfor skal vi kunne finde alle arbejdsopgaver beskrevet i Vidensbanken , siger Mie Lintrup .
Af de 25 medarbejdere , der er i Tilskud , er 17 af dem forholdsvis nye . Derfor er mantraet i afdelingen hurtigt blevet ” kig i Vidensbanken !”. Konkret har de delt sig op i grupper af fire , og den enkelte gruppe er i fællesskab ansvarlig for at lære nye op , som bliver en del af gruppen .
- Vi oplever en gang i mellem at bruge tid på forespørgsler , som slet ikke kan lade sig gøre . Det er spild af borgerens , kollegaens og vores tid . På den her måde kan vi sige : ” Gå ind i Vidensbanken og kig ,” fortæller Mie Lintrup .
Det er netop en af styrkerne ved Vidensbanken – at hver afdeling kan indrette deres side , så det giver mest mening for dem , fortæller projektleder Kathrine Weber Larsen fra HR :
- Vi har fra start givet frie rammer til at opbygningen , og arbejdet ligger i de enkelte afdelinger . Hvis vi kommer rundt i organisationen og fortæller , hvordan siden skal sættes op , vil vi ikke få samme ejerskab , siger hun .
- Fordi vi er så mange nye , afhjælper det også , at man får de samme spørgsmål igen og igen . Feedbacken fra de nye kolleger er , at det er nemt at gå til , siger Mie Lintrup .
- Når vi har fået en ny kollega , finder vi også ud af , hvad der mangler i Vidensbanken . Det er vigtigt , at alle bidrager og byder ind og det oplever vi faktisk , at alle gør . Det giver ejerskab , siger Mie Lintrup .
Gode råd fra Tilskud til andre :
1 . Sæt tid af til det – se det som en investering .
2 . Få opdateret og gennemset dokumenter inden de lægges op .
3 . Ledelsesfokus – leder skal være primus motor og give tid til arbejdet .
4 . Italesæt , at det er hele afdelingens Vidensbank
Det handler om ejerskab
• Første rul af implementeringen af Vidensbanken var myndighed
• Andet rul - som omfatter resten af BSF igangsættes efter sommerferien
• ODIN forventes lukket ned i december 2018
• Har du spørgsmål om Vidensbanken , eller ønsker du og din afdeling at komme i gang , så kontakt Kathrine Weber Larsen fra HR på kawl @ odense . dk
15