Boletín Numero 6 - Mesa Sectorial de Gestión Documental Boletin N° 6 (1) | Page 12

Radares de Conocimiento y Empleo
Mientras que a finales del año 2015, 44 municipios cundinamarqueses rendían informe de
gestión documental, en año y medio de gestión del Gobierno ya son 97 los que reportan. La
meta es que los 116 municipios presenten su informe al finalizar el año 2017 y alcanzar el
primer lugar a nivel departamental en el componente de cumplimiento de la ley general de
archivos del IGA.
Acompañamiento y capacitación, claves en este avance
La Secretaría General ha realizado un ejercicio de acompañamiento y asesoría dirigido a las
alcaldías municipales y entidades departamentales, incluyendo de manera destacada el tema de
tablas de retención documental, entendidas como instrumentos que permiten establecer cuáles
son los documentos de una entidad y su necesidad e importancia en términos de tiempo de
conservación y preservación.
Además, adelantó un ejercicio de capacitación con el apoyo del Archivo General de la Nación,
cuyo objetivo fue generar una mejora en las labores de la función archivística de las
administraciones municipales cundinamarquesas, de manera especial con las que obtuvieron
menores calificaciones en el componente de gestión documental del IGA.
Para 2017, la Secretaría General ha visitado los municipios de La Mesa, Zipaquirá y Puerto Salgar
y se hizo una visita especial al hospital San Rafael de Facatativá, con miras a fortalecer sus
procesos de gestión archivística y documental.
“Hechos concretos” en materia de gestión documental
Las actividades de acompañamiento y asesoría realizadas han permitido consolidar un
diagnóstico a la gestión documental de la red hospitalaria del departamento a partir de los
criterios que utiliza IGA, priorizándolos como primeros beneficiados de un diplomado que busca
fortalecer el conocimiento en temas pertinentes, luego se generará un proceso de asesoría
virtual que facilite la apropiación y socialización de los conceptos, ejercicio que replicará en las
alcaldías municipales.
Ejemplo de avance en la materia es el municipio de Venecia, al cual se suministró
acompañamiento técnico sobre su gestión documental y archivística y luego de ubicarse el año
anterior en el puesto 333, hoy ocupa el 157 en el ranking nacional del IGA.
John Francisco Cuervo Alonso
Director de Gestión Documental
Gobernación de Cundinamarca
Fuente:
http://www.cundinamarca.gov.co/wps/portal/Home/SecretariasEntidades.gc/Secretariageneral/SecreGralDespliegue/!ut/p/a1/zZVLT-
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