BNL Ledenvoordelen Najaar 2019 | Page 23

SPECIAL LEDENVOORDELEN | Najaar 2019 | BNL | 23 UPCONSTRUCT: ELEKTRONISCH FACTUREREN IN DE PRAKTIJK BRENGEN Koenders Totaalbouw is een aantal jaar geleden gestart met het ontvangen van XML-facturen die met de Direct tijdsbesparing Bij Koenders Totaalbouw wordt nu al ervaren dat het werken met de S@lesindeBouw standaard direct verwerkt worden in XML-herkenservice van UPconstruct veel tijd bespaard. Teijgeler: “Als er hun administratie. Echter was het aantal leveranciers Totaalbouw veel herstelwerk doet, zijn facturen sneller weggewerkt. In rusti- pieken zijn in het werk, zoals na vakanties of een storm waarvoor Koenders waarbij dit mogelijk was beperkt. gere perioden kan zelfs bijgesprongen worden op andere afdelingen. Dit was Sandra Teijgeler, financial controller bij Koenders Totaalbouw, legt uit: Verbetering voor leverancier staat centraal “Omdat slechts 10 procent van de facturen in XML-formaat werden Het project van het digitaliseren en automatisch verwerken van de inkoop- ontvangen, zochten we naar een oplossing om ook het grootste deel van de facturen is bijna afgerond. Een volgende stap is het digitaliseren van de overige inkoopfacturen elektronisch te kunnen verwerken. We hadden twee opdrachtbonnen. “Het doel moet hierbij altijd zijn dat het daadwerkelijk een speerpunten: Van de 90 procent van de inkoopfacturen die we nog niet digi- verbetering is voor het proces en de leverancier. Het mag geen proces op taal ontvingen, wilden we zeker 80 procent wel digitaal gaan ontvangen. zichzelf worden”, aldus Teijgeler. in het verleden niet mogelijk.” Daarnaast waren we op zoek naar een oplossing die ons echt zou ontzorgen.” Persoonlijk contact Kiezen voor ontzorgen “Bij UPconstruct zitten er mensen achter de knoppen; als er iets mis is, Teijgeler: “Jaarlijks komen er 10.000 tot 12.000 inkoopfacturen binnen bij kunnen wij dat heel makkelijk aangeven. Er komt dan altijd snel een persoon- Koenders Totaalbouw. Bij het kiezen voor een systeem dat deze facturen lijke reactie en het probleem wordt voor ons opgelost. Als we met een andere verwerkt, was het dus van groot belang dat dit ons werk uit handen zou partij in zee waren gegaan, hadden we die fouten zelf moeten oplossen. nemen. Na de verschillende mogelijkheden in de markt te hebben onderzocht, Bovendien doen ze bij UPconstruct wat ze beloven en die service vinden wij ging de keuze uiteindelijk tussen twee partijen, waaronder UPconstruct. Wat heel belangrijk.” voor ons uiteindelijk de doorslag gaf, was dat UPconstruct echt ontzorgt.” Gestructureerde implementatie Het opstarten van het project was een omvangrijk proces omdat ook soft- wareleverancier BouwInfoSys betrokken moest worden. Teijgeler: “Toen we eenmaal opgestart waren, zijn we begonnen met het inzichtelijk maken en structureren van alle inkoopfacturen die we ontvangen. Daarnaast werden GLN-nummers in batches van 50 stuks aangevraagd en werd telkens een groep factuurverzenders opgepakt om elektronisch het systeem in te krijgen. Hierdoor bleef het werk overzichtelijk en leverde geen extra druk op.” Facturen elektronisch aanleveren Alle facturen die per post binnenkomen worden ingescand en daarna gemaild naar de XML-herkenservice. Dit omzettingstraject werd bij Koenders Totaalbouw per leverancier aangepakt. “We vragen deze bedrijven dan direct of zij een volgende keer de facturen elektronisch kunnen aanleveren”, vertelt Teijgeler. “Over het algemeen reageren ze hier positief op. Het overgaan Meer informatie? op elektronisch factureren heeft de voorkeur voor ons, maar wordt nooit Neem dan contact met ons op via [email protected] verplicht gesteld.” of bel 079 3 252 166.