18 | BOUWENDNL | Mei 2014 | THEMA | DE BOUW DIGITALISEERT
Tekst | Kees de Vries
Foto | René van den Burg
THEMA | DE BOUW DIGITALISEERT
| Mei 2014 | BOUWENDNL | 19
DIGITALISERING IN DE PRAKTIJK
PAPIER… HIER (NIET)
Inkopen, verkopen en factureren. Achter
Bouw. Van Lent: “Je hebt pas iets aan een elektronische
de circa 125 onderaannemers en leveranciers zijn nog
deze drie simpele woorden gaan in de
factuur als je ook een systeem hebt om het elektronisch
niet zo ver. 75 procent van de facturen gaat daarom via
goed te keuren en te verwerken. Anders blijf je printen en
de XML-scan-en-herkenservice. We scannen de papieren
dossierkasten vullen.”
facturen als batch naar ZET solutions, die het binnen
Nederlandse bouw jaarlijks miljoenen
vellen papier en miljarden handelingen,
Plug-and-play
belletjes en e-mails schuil. Dat is duur,
24 uur converteert en retourneert als XML-bestand in
onze Exact brievenbus.” Horsman betaalt hiervoor twee
De bedrijfsprocessen zijn in veel gevallen nog niet klaar
kwartjes per factuur. “In het verleden zaten we op de
voor het elektronisch ontvangen en verwerken van
administratie met twee fulltimers en waren we veertig uur
facturen. Dat is ook de Nederlandse overheid opgevallen.
per week met de papieren inkoopadministratie bezig. Door
Het ministerie van Economische Zaken is samen met
het hele proces van boeken tot goedkeuring en archiveren
met een branchebreed artikelenbestand
veertien Nederlandse en Finse partners als ZET solutions,
te digitaliseren en de XML-herkenservice komen we in
en elektronisch inkopen en factureren zijn
Unit4 en Exact het project ‘Simplerinvoicing’ gestart om
totaal op circa tien uur administratie per week uit. In de
laagdrempelig e-facturen uit te wisselen. Van Lent: “Zo
loop der jaren hebben we 75 procent tijd bespaard.”
omslachtig en zorgt voor veel dubbel werk.
Met gestandaardiseerd communiceren
grote efficiencyslagen te halen.
kunnen facturen van buiten de sector ook automatisch
in de administratie worden opgenomen. 2015 zal als
In- en verkoop
gevolg daarvan een groei te zien geven van elektronische
Wie na het laaghangend fruit van de facturatie de
De Nederlandse bouwer opereert niet meer uitsluitend
factuurberichten volgens het plug-and-play model. Het
efficiency lag in zijn onderneming wil opschalen, moet ook
s
lokaal of regionaal, maar veel meer nationaal of zelfs
bereik wordt zo ineens een stuk groter. En vergeet niet: de
de in- en verkoop aanpakken. De Stichting S@les in de
internationaal. Erik Rickelman van de Empuls Adviesgroep
elektronische verwerking van elke 30.000 facturen scheelt
Bouw wil sinds 2002 de afstemming tussen toeleveran-
zegt: “Een bouwbedrijf uit de Top 7 heeft bijvoorbeeld
een fte.”
ciers en aannemers verbeteren door standaardisatie van
zevenhonderd medewerkers die op de een of andere
het digitale berichtenverkeer. Inmiddels zijn daar ook de
manier bezig zijn met de artikelen van zo’n vijftig grote
Besparing van 75 procent
contracteveranciers en nog eens 250 middelgrote en
l
Voor bedrijven die te maken hebben met veel toeleve-
systematiek is gebaseerd op de artikel/prijslijst, inkoop-
kleinere leveranciers. Dat betekent 700 maal uitleggen hoe
ranciers die (nog) geen XML-factuur (kunnen) sturen,
order, bevestiging, afleverbon, bevestiging en factuur.
medewerkers over 300 websites heen moeten surfen met
ontwikkelde ZET solutions een scan-en-herkendienst om
“Heb je dat allemaal elektronisch, dan is de factuur slechts
andere navigatietools en bestelmethodes en een bijbe-
die facturen binnen 24 uur om te zetten in het gewenste
het sluitstuk in het proces”, zegt directeur Rien Wabeke.
horende stortvloed aan bonnen en facturen. Dat is geen
formaat. Een van de nu nog vier gebruikers is Horsman & Co
“De efficiencyslag kan aanzienlijk zijn, afhankelijk van het
hanteerbare werkwijze meer.” Bij de start van een efficien-
n Lisse. Controller Arjan Horsman: “We zijn in eerste
aantal documenten. De kleinere bedrijven zitten meer
cyslag beginnen de meeste bouwbedrijven dan ook met
instantie met onze belangrijkste leverancier en daarna
op de altijd actuele prijslijsten en gemak met calculeren.
het laaghangend fruit: de facturatie. Geen papier, maar een
anderen overgestapt op elektronisch factureren.
Facturen, pakbonnen en orderbevestigingen is een ander
pdf, geen postzegel, maar een mailtje.
Inmiddels ontvangen we 25 procent van de facturen
verhaal. Een gemiddeld bedrijf bespaart tien minuten per
e
lektronisch. Dat heeft ook onze voorkeur, maar veel van
leverbon, zowel aan de aannemer- als de leveranciers-
Elektronisch factureren
woningcorporaties bijgekomen. De S@les in de Bouw-
ka