KONGRE BİLDİRİLERİ
Günümüzde özellikle kültürel miras olma özelliği taşıyan tarihi arşiv malzemesinin
korunmasındaki en etkili yöntemlerden biri dijitalleştirmedir. Dijitalleşme; analog malzemenin dijital
ortamda depolanıp ve kullanılabilmesi için elektronik (dijital) formata çevrilmesi süreci şeklinde
tanımlanabilir16. Dijitalleşme sayesinde hem değerli arşiv malzemesi kullanımdan kaynaklanan
eskimeye maruz kalmamaktadır hem de daha fazla kullanıcı tarafından faydalanılmaktadır. Bu
nedenlerle dijitalleşme tüm arşivler için önemli bir uygulama olarak görülmektedir.
Kültürel miras özelliği taşıyan arşiv malzemesine sahip arşivler ve bu malzemeler ile uğraşan
arşivcilerin üstlendikleri sorumluluk doğal olarak büyüktür. Bu malzemeler aynı zamanda bir
ulusun, milletin hem geçmişi hem de geleceğe emanetidir ve en son teknolojik sistemler kullanılarak
korunmalıdırlar. Kültürel arşiv mirasının korunması süregelen ve belirli aralıklar ile güncellenmesi
gereken ve hiçbir zaman sonlanmayan bir süreç olarak görülmeli ve bu doğrultuda yönetilmelidir.
b.3. Referans Hizmetleri
Arşivcilerin verdiği cevaplar incelendiğinde arşivcinin tanımında ve kültürel arşiv mirasının
korunmasında arşiv malzemesinin kullandırılması diğer bir deyişle referans hizmetinin verilmesi
unsurunun sık sık belirtildiği gözlemlenmektedir.
Danışmanlık (referans) hizmeti; belgeler/arşivler hakkında veya belgelerden/arşivlerden
çıkarılmış bilgi sunma, arşiv mevcudunu okuma salonlarında kullanım imkanı sağlama ve kopya
yahut da reprodüksiyon sunmayla ilgili hizmettir17.
Bir başka tanımıyla referans hizmeti; belgelerin kullanıcılar için erişimini sağlama sürecidir18.
Etkin bir referans hizmetinin temel şartı belge yöneticisinin kullanıcıların isteklerini, taleplerini
anlayabilmesidir. Çünkü belge yöneticisi, belgeleri düzenlemede ve tanımlamada her ne kadar mantıklı
bir yol izlese de provenans ve orijinal düzen prensiplerinin izinden gitmeye çalışacaktır. Bu noktada
kullanıcıların taleplerini kendi sistemi içinde doğru anlamak belge yöneticisinin görevi olacaktır19.
Arşivsel uygulama süreci kapsamında arşivciler günümüze kadar süregelen bir ikilem
yaşamaktadırlar. Bu ikilem değerli arşiv malzemesinin kullandırılarak nasıl korunabileceğidir.
Bu durum doğal olarak kültürel arşiv mirası için de geçerlidir. Bu noktada arşivci kültürel arşiv
mirasının korunabilmesi, daha etkili kullanılabilmesi için ‘Kullanıcı Eğitimi Programları’nı
uygulamaya geçirmelidir. Eğitim programları sayesinde kullanıcılar arşiv malzemesine bir arşivci
hassasiyeti ile yaklaşacaklar ve bu da beraberinde malzemenin korunmasını getirecektir. Arşivlerin
önemli bir misyonu da sakladıkları bilginin mümkün olduğunca fazla kullanıcı tarafından kullanımını
sağlamaktır. Ancak bu da malzeme üzerinde eskime, yıpranma, kaybolma v.b. geri dönüşü çok zor
olan problemleri beraberinde getirebilmektedir. Malzemenin dijital kopyalarının kullandırılması bu
problemler karşısında alınabilecek en etkili önlemlerden biridir. Ancak malzemenin orjinalinin talep
edildiği durumlarda kullanıcının bilinçli olması çok önemli bir unsurdur ve bu noktada kullanıcı eğitim
programlarının önemi ortaya çıkmaktadır.
Kullanıcı eğitimi programları kapsamında:
- Arşivin sahip olduğu malzeme ile ilgili bilgilerin verilmesi
- Kullanıcının malzemeyi nasıl kullanması gerektiği ve
- Arşivin genel kuralları konularında bilgi verilmesi önemli bir unsurdur.
Sonuç
Literatürde “Arşivci” konulu ve başlıklı bir tarama yapıldığında ortaya yüzlerce sonuç
çıkmaktadır. Arşivcilerin görev tanımları, almaları gereken eğitim, sahip olmaları gereken yetkinlikler
özellikle yurtdışında birçok çalışmaya konu olmuştur. Ancak bununla beraber her meslekte olduğu
gibi arşivcilikte de yüksek motivasyon ve bilinç başarılı olmanın başlıca şartları arasındadır.
Arşivcilik dünyanın en eski mesleklerinden biridir. 21. yy’ın “Bilgi Çağı” olarak tanımlandığı
günümüzde arşivciler çağımızın unsuru olan bilgiyi yönetmektedirler ve dahası değerli ve benzersiz
bilgiyi korumaktadırlar. Arşivcilerin önemi buradan doğmaktadır ve bu nedenle her kurum arşivcisine
gerekli önemi ve desteği vermelidir. Aynı ölçüde arşivciler de icra ettikleri mesleklerinin önemini
benimseyip bilinçlenmelidirler.
Kültürel arşiv mirasının korunabilmesinin odağında “Bilinçli Arşivci” bulunmaktadır. Bilinçli
arşivciler kültürel miras niteliğindeki arşiv malzemesini değerlendirip koruyabilecek ve yine bilinçli
bir şekilde ihtiyaç duyanların kullanımına sunabileceklerdir.
Sonuç olarak arşivcilik önemli misyonu olan mesleklerin başında gelmektedir ve dönemin Fransız
Arşivciler Cemiyeti Başkanı Braibant’ın 1949 yılında gerçekleştirilen bir meslek toplantısında dile
getirdiği gibi:
‘İyi bir arşivci yalnızca bir allame, geçmişe ve günümüz olaylarına vakıf bir tarihçi
değil, aynı zamanda iyi bir yönetici de olmalıdır. Çok az meslek bu kadar beceri gerektirir. Bu
becerilerin tümüne sahip olmak güç fakat bizim için bir övünç kaynağıdır.’
Arşivcinin temelde sorumlulukları çok fazla değişmese de şu bir gerçektir ki günden güne sahip
olması gereken yetkinlikler çoğalmaktadır.
16 Richard Pearce MOSES, A Glossary of Archival and Records Management Terminology, The Society of American Archivists, Chicago,
2005, s.120.
17 Bekir Kemal ATAMAN, Arşivcilik Terimleri Sözlüğü, Librairie de Pera, İstanbul, 1995, s.22.
18 Maygene F.Daniels,Timothy Walch, A Modern Archives Reader, National Archives Trust Fund Board, Washington, 1984,s.255.
19 James Gregory Bradsher, Managing Archives and Archival Institutions, Mansell Publishing Limited, London, 1988, s.162.
924
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Arşiv Dairesi Başkanlığı
925