KONGRE BİLDİRİLERİ
Sayısallaştırma Sırasında Dosya Bütünlüğü ve Orijinalliğin Korunamaması
Belgelerin sayısallaştırılması konusunda genel kabul gören bir takım koşullar belirlenmiş
gibidir. TS 13298 Standardında belgelerin taranması ile ilgili olarak görüntü çözünürlüğü ve kayıt
formatıyla alakalı bir takım kurallar açıklanmıştır. Hatta, belirtilen prosedürün dışında, sadece belge
sayısallaştırılmasıyla ilgili standart bulunmaktadır. TS ISO/TS 13028 numaralı bu standart henüz
yeni çıkmış olup, “Bilgi ve Dokümantasyon-Sayısallaştırma ile İlgili Kılavuzların Uygulanması”
adını taşımaktadır. Standardın adı her ne kadar Türkçe olsa da içeriği henüz çevrilmemiş olup dili
İngilizcedir.46 Prosedürün içeriğinde sayısallaştırmayla ilgili faydalar ve muhtemel riskler belirtilip,
öncelikli olarak dikkat edilmesi gereken hususlar açıklanmıştır. Sayısallaştırma yapılırken göz önünde
bulundurulması gereken hususlar bir kontrol listesi olarak hazırlanmıştır.47 Bu standart yeni çıktığı
için şüphesiz daha önce yapılan sayısallaştırmaların bu prosedüre uygunluğu sorgulanamaz. Ancak, en
azından bundan sonraki uygulamalarda bu standardın dikkate alınması gerekir.
İncelenen mevcut şartnamelerde, sayısallaştırılacak malzeme ve boyutları, örneğin Esenler
Belediyesinin teknik şartnamesinin Evrak Sayısallaştırma (Tarama) başlıklı maddelerinde “Taranacak
olan belgeler A0, A3, A4, A5 ve daha farklı standart dışı ebatlarda bulunmaktadır.” denilmekte,
diğer birinde “Taranacak belgelerin her biri bir görüntü belgesi olarak kaydedilecektir.” ifadesi yer
almaktadır. Burada yaygın olarak kullanılan A3, A4, A5 ölçülerindeki görüntülerin çekiminde büyük
güçlükler yaşanmazken, özellikle büyük ebatlı ve ölçeğe dayalı çizim ve görüntülerin bulunduğu
haritalar, projeler ve planların hem çekiminde hem de elektronik ortamda yönetilmesinde problemlerle
karşılaşılabilmektedir. Her ne kadar büyük bir harita, bilgisayarın arka yüzünde küçültülmüş olarak
tutulup bakılmak istendiğinde sadece ilgili kısım büyültülerek gösterilse de kullanıcı belgenin otantik
halini görmesi pek de mümkün değildir. Bu durumda belgenin orijinal ölçülerinin, görüntünün ve
bilgilerinin aslı gibi olmama ihtimali söz konusudur.
Sayısallaştırma çalışmasında dikkat edilmesi gereken hususlardan biri de asıl olan orijinal
nüshaya zarar verilmemesidir. Her ne kadar şartnamelerde gerek niteleme ve düzenlemede, gerekse
sayısallaştırma ve onarım sırasında belgelere zarar verilmemesi açıklanmış48 olsa da bunun denetim ve
takibinin nasıl yapılacağı yeteri kadar net değildir.
Belgelerin sayısallaştırılması sırasında üzerinde çok da ciddi durulmayan bir durum, belgelerin
yönetim ve dolaşımı sırasında güvenliği ve güvenilirliğinin korunması mevzusudur. Şüphesiz
sayısallaştırma ve elektronik belge yönetimiyle alakalı teknik şartnamelerin tamamı aynı değildir.
Ancak bunların bir kısmında e-imza ve zaman damgasının kullanılmasıyla ilgili olarak üzerinde çok
düşünülüp, pilot uygulamalar yapılmadan şartnameye konulmuş hükümler yer almaktadır. Mesela
Esenler Belediyesinin sayısallaştırma projesinde elektronik ortama atılacak belgelerin otantikliğinin
sağlanması konusunda güvenlikle alakalı açık bir hükme rastlanmamıştır. Her ne kadar “doküman
ve sayısal arşiv sisteminin genel özellikleri” başlıklı kısmında “kurulacak sayısal arşiv sistemi…
sağlayan, dijital imza uygulaması ile belediyenin tüm birimlerinin birbirleriyle etkileşimli ve uyumlu
çalışması…” denilmiş olsa da sayısallaştırılan belgelerin otantikliğinin korunmasıyla alakalı olarak
sayısallaştırılan belgeler e-imza ile imzalanır veya zaman damgası ile damgalanır gibi açık bir hükme
rastlanmamıştır.49 Burada geçen ifade ile neyin kastedildiği meslek uzmanları tarafından çok iyi bilinse
de art niyetli tedarikçi firmaları için ucu açık olup, çıkarına kullanılmaya müsait temalar içermektedir.
46 TS 13028.
47 TS 13028, s. 16-22.
48 Esenler, s. 12.
49 Esenler, s. 14.
870
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Sonuç
Son dönemde çoğu kurumun elektronik belge yönetimine geçmek için çeşitli projeler geliştirdiği,
bu sebeple ihalelere çıkıldığı görülmektedir. Her bir idare daha önceden tanımlamış olduğu stratejik
hedef ve ihtiyacına göre elektronik belge yönetimi konusunda farklı başlıklarda teknik şartnameler
hazırlamakta, hizmet ve mal satın almaktadır. Örnekleme ile seçilen üç kurumun sayısallaştırma ve
belge yönetimi teknik şartnameleri incelenmiş, uygulamada aksaklıklara yol açabilecek maddeler
içerdikleri görülmüştür.
Teknik şartnamelerde karşılaşılan olumsuzlukları birçok nedene bağlamak mümkündür. Bu
nedenlerden bir kısmının, işi talep eden idarenin ne istediklerinden tam emin olamamaları, çok ütopik
beklentilerinin bulunması, işin olabilirliğini önceden ölçememeleri, hem teorik hem de uygulamada
mevcut durumu tam bilememeleri, projenin amacını belirlerken düşündüklerini ve beklentilerini
şartnameye doğru yansıtmamaları olduğu görülmüştür.
En başta teknik şartnamelerde kullanılan teknik tabirler ile mesleki terminoloji ve kavramlar
doğru kullanılmamıştır. Mesela şartnamelerde geçen doküman, belge, evrak ve kayıt ifadelerinin tam
açıklığa kavuşturulmaması, hatta kolaylıkla birbirinin yerine kullanılması bunun açık göstergesidir.
Bu olumsuz durumu, şartnamelerin hazırlanması safhasında uzman kişilerin danışmanlığına
başvurulmamasına bağlamak da mümkündür.
Teknik şartnamelerde her ne kadar hem sayısallaştırma hem de belge yönetimiyle alakalı bir
takım standartlara yer verilse de uygulama sırasında standardın öngördüğü kurallara çok da uyulmadığı
görülmektedir. Bu konuda problem olarak ortaya :|K