KONGRE BİLDİRİLERİ
gerektiğinde bunların güvenliği ve kontrolü mutlaka sağlanmalıdır. Bu durum, teknik şartnamelerde
genellikle “dosyalar yükleniciye çalışma yapması için tutanakla teslim edilecek yine tutanakla
teslim alınacaktır.” biçiminde maddelerle açıklanmaktadır. Hatta yüklenici için bağlayıcı olsun ve
çalışmalarda dikkatli davranılması amacıyla, malzemenin kaybolması durumunda “kaybolan her
dosya için 1500 TL (adet dosya) aylık hak edişten ödenmesinden kesinti yapılacaktır.” denilerek cezaî
bir müeyyidenin olduğu belirtilmektedir.40 Bu konuyla alakalı olarak iki soru gündeme gelmektedir:
İlki, şartnamelerde belirtilen teslim tesellüm tutanakları ile dosya kaybı gerçekten tespit edilebilir mi?
İkincisi, kaybolan dosyanın telafisi mümkün mü ve bunun karşılığı para olabilir mi?
Dosya kaybının olup olmadığını tespit etmek, tutanakları karşılaştırarak teorik olarak mümkün
gibi gözükse de uygulamada pek de öyle olmadığı görülür. Çünkü her ne kadar şartnamede teslimatın
tutanakla yapılacağı hükme bağlansa da gerek malzemenin derli toplu olmaması, serilerin doğru
tespit edilememesi ve gerekse bu işi yapacak personelin belirlenmemiş olmasından dolayı göz ardı
edilebilmekte ya da dava dosyaları gibi düzgün serileri olan birkaç fonksiyona ait dosyalar sayılarak
tutanakla teslim alınırken, diğer gruplara hiç bakılamayabilinmektedir. Dosyaların içerisindeki
belgelerin tespiti ise neredeyse hiç mümkün gözükmemektedir. O halde nelerin teslim edildiği
bilinmeyen yerde, bu malzemenin eksik olduğu veya kaybolduğu nasıl belirlenecek. Burada genellikle
işe başlamadan teslim sırasında malzemenin tek tek sayılması da pek mümkün olmamaktadır. Ancak
işin sonunda genellikle dosya veya belge üzerinden birim fiyatlar belirlendiği için firma bu işi sayı
olarak belirtebilmektedir ki bu durum -eğer varsa- kayıpları açıklamaz. Dolayısıyla tutanakla teslim
edilen dosyalar yine bu tutanaktaki ad ve numaraya göre tek tek sayılıp varlığı veya yokluğu kontrol
mü edilecek; yoksa seriler içerisinden örnekleme yapılarak mı bu kontroller sağlanacak. Bu hususlar
açıklığa kavuşturulduktan sonra, teknik şartnamelerin ilgili maddeleri yazılmalıdır.
Bu konuda ikinci önemli husus, kaybolan dosya ve belgeler para cezasıyla telefi edilebilir mi?
Kurumsal belgeler bir fonksiyondaki iş için üretilir ve tek nüshadır. Her ne kadar bir belge iki veya
üç nüsha üretilse de onlar ilgiliye gitmiş olup, artık farklı bir kurumdaki dosyasındadır. Dolayısıyla
genellikle büroda tek nüsha olan belge kuruma özel nitelik taşır ve yayınlanmış bir kitap veya dergi
gibi kaybolması durumunda yenisini satıl alıp ya da kütüphaneden fotokopisini çektirip dosyasına
koymak pek mümkün değildir. Bu durumda, kaybolmuş bir belgeyi yerine koymak çok zordur ve
parayla telafi edilecek gibi de gözükmemektedir.
Dosya Planı ve Saklama Planının Yeterliliği
Şartnameye konu EBYS kurulurken, önemli bir sistem kriteri dosya planlarının hazırlanmasıdır.
Kamu kurumları, gerek kâğıt gerekse elektronik belgelerin dosyalanması amacıyla Başbakanlığın
2005 yılında çıkarmış