KONGRE BİLDİRİLERİ
bir deyişle, taahhüt edilen uygulama programının Türk Standartları Enstitüsünden (TSE) gerekli
denetim ve kontrolleri yaptırmış olduğunu, bundan dolayı standartta öngörülen sistem kriterlerini
uygulayabildiğini belgelemesi gerekir. Bunu gerçekleştirmek ise ilgili enstitüden alacağı sertifikayla
mümkündür.
Şartnamelerde dikkat çeken bir husus da projeler yürütülürken ortaya çıkacak elektronik ortama
taşınan bilgi ve belgelerin güvenliği meselesidir. Sayısallaştırılıp elektronik ortama atılan belgelerin
güvenliğinin nasıl sağlanacağı, mutlaka önceden açıklanmalıdır. Benzer projeler olmasına rağmen
incelenen teknik şartnamelerin sadece birinde bu durum dile getirilip açık bir madde olarak konulmuş;
buna karşın, diğerlerinin bu konuya hiç değinmediği görülmüştür. Örneğin Esenler Belediyesinin
teknik şartnamesinde elektronik ortamdaki bilginin korunması için yüklenicini n TS 27001 Bilgi
Güvenliği konusunda sertifikasının olması gerektiği ifade edilirken, İBB böyle bir koşul aramamıştır.
Benzer durum ÇAYKUR’un şartnamesi için de geçerlidir.
Teknik şartnamelerde, günlük uygulamalarda pek rastlanılmayan, hatta arşiv mevzuatının dahi
zorunlu tutmadığı hususların yazıldığı görülmektedir. Bunların tipik örneğine “arşiv yönergesi”,
“ayıklama ve imha yönergesi” başlıklarında rastlamaktayız. Bahsi geçen prosedürleri hazırlamak bir
zorunluluk değildir. Bu isteğe bağlıdır. Çünkü Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik bütün
kurumları kapsamaktadır. Zorunluluk olmadıkça kurumlar kendileri için müstakil arşiv yönergesi
hazırlamazlar. Zaten yönetmelik 2005 yılında yaptığı güncelleme ile kurumların önceden var olan
yönetmeliklerini yürürlükten kaldırmıştır.33
Madde 45- (Değişik: 22.2.2005/25735 RG ) Mükellefler, bu Yönetmelik hükümlerine tabi olup,
kurum veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu
Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun
görüşünü alarak, 3 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar.
Dolayısıyla bütün kurumların gerek arşiv uygulamalarında ve gerekse ayıklama imha işlemlerinde
bu tek yönetmeliğe uymaları istenmektedir. Ancak, kurum ve kuruluşların yapısı ve ürettikleri evrakın
hususiyetinden dolayı ilave hükümler gerekiyorsa kendi “arşiv yönergelerini” hazırlayabilecekleri
belirtilmektedir.
Diğer taraftan kurumların arşiv yönergesi hazırlaması bir zorunluluk değilken, “dosya
yönergelerini” hazırlamaları gerekmektedir.34 Bu yönerge, hazırlanacak dosya planının nasıl
uygulanacağını örneklerle göstermelidir. Böyle bir zorunluluk olmasına rağmen, resmi olarak kabul
gören örnek alınabilecek “tip dosya yönergesi” de bulunmamaktadır.35
Projenin Denetim, Takibi ile Danışmanlık ve Güvenlik
Teknik şartnamelerde yüklenici firmanın çalıştıracağı personelle ilgili mesleki, uzmanlık ve
tecrübeye dayalı detaylar verilse de projelerin denetim ve takibiyle alakalı organlar için bu nitelikler pek
belirtilmez. Diğer bir deyişle projenin denetim komisyonu veya yürütme kurulunun oluşturulmasıyla
alakalı açık hükümler konulmasına rağmen burada görev yapacak üyelerin mesleki özelliklerine çok
da dikkat edilmez. Ancak, gerek işin kabulü ve gerekse kabulüyle beraber hak edişlerin ödenmesi, bu
kontrol mekanizmasının hazırlayacağı raporlara bağlıdır. Ne yazık ki birçok teknik şartname de bu
kontrol mekanizmasındaki kişilerin vasıfları açıklanmamış ve özellikle uzman personel istihdamı dile
getirilmemiştir.36 Bunun bir örneğini İBB’de görmekteyiz.37 ÇAYKUR’un şartnamesinde ise kontrol
komisyonu veya muayene heyeti gibi bir denetim ve takip organından hiç bahsedilmemektedir.38
33 “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”, Resmi Gazete, s. 19816, t. 16.05.1988, http://mevzuat.meb.gov.tr /html/19816_0.html
(16.08.2012).
34 “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”.
35 Niyazi Çiçek, “Türkiye’deki Belge Yönetimi Uygulamalarında Mevzuat Problemi: Dosya Yönergesi Örneği/Legislation Problem in Records
Management Applications in Turkey: File Directive Example” Bilgi Eksenli Kuram ve Uygulamalar: Sorgulayıcı ve Çözümleyici Yaklaşımlar
Sempozyumu (31 Mayıs - 02 Haziran 2012 Ürgüp Nevşehir) Bildiriler, Ankara: Ankara Üniversitesi, 2012, s. 403 – 419.
36 Mesela Esenler Belediyesinin sayısallaştırma projesinde hem proje ile ilgili olarak “yürütme kurulu” hem de “kontrol komisyonundan”
bahsedilmesine rağmen üyelerin kimlerden oluşacağı açıklanmamıştır (Esenler).
37 İBB, s. 2-3.
38 ÇAYKUR.
866
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Burada kastedilen yüklenici firmanın çalıştıracağı personelin niteliğinden çok, idarenin bu
kontrol mekanizmasında bulunduracağı kişilerdir. Birçok iş sahasında olduğu gibi belge yönetimi,
arşiv ve özellikle elektronik belge yönetimi uygulamaları uzmanlık gerektiren işlerdir. Örneğin TS
13298’i hiç okumamış, dosya planından habersiz, saklama planı nedir bilmeyen bir kişinin, sadece
kontrol komisyonundaki idari ve hukuki işlemlerin (muayene ve kabul tutanağına imza atmak gibi)
yerine gelmesi için bulunduğu görülebilmektedir. Belki bunun sebebini öncelikle kurumların istihdam
politikalarında aramak, neden meslek eğitimi almış bilgi ve belge yönetimi mezunu uzman kişileri
çalıştırmadıklarını sorgulamak gerekir. Ancak, böyle bir işin gerçekleşmesinde meslekten bir ya da
birkaç tane personel mutlaka idare adına görev almalıdır.
Özellikle bu kontrol komisyonlarında yetkin ve yeterli kişiler bulundurulmadığı için gerek geçici
kabul ve gerekse kesin kabuller layıkıyla yapılamamaktadır. Böylece şartnamede geçen bazı koşullar
sağlanmadan kabul işlemleri yapılabilmektedir.
İdarenin yeteri kadar özen göstermemesi nedeniyle liyakatli kişiler yerine göreve yeni başlamış
henüz tecrübesi olmayan, hatta bir kamu idaresinde bir ihale sürecinin nasıl işlediğini dahi bilmeyen
yeni mezun “aday memur” niteliğindeki kişilerin görevlendirildiği görülebilmektedir. Komisyonda
görevli kişilerin de sık sık değiştirilmesi ayrı bir problem olarak kendini göstermektedir. Çünkü her
yeni gelenin işi öğrenip, kontrol edebilme tecrübesi edinmesi zaman almaktadır.
Ne yazık ki idare içerisindeki birim yetkililerinin kendi aralarında çekişmeleri veya sorumluluk
üstlenmemeleri de mevcut işin denetim ve takibini güçleştirmektedir. Bu olumsuz durumla özellikle
bir projeyi iki ayrı birimin birlikte üstlenmesi sırasında karşılaşmaktayız. Mesela elektronik belge
yönetimi ile ilgili bir işte proje bilgi teknolojisine dayalı olmakta, yazılım ve donanım gerektirmektedir.
Dolayısıyla eğer kurumda bilgi işlem birimi bulunuyorsa, tabii olarak onların bu işe dâhil edilmeleri
kaçınılmazdır. Ancak karşılaşılan bu tür örneklerde genellikle bilgi işlem biriminin bu işi sahiplenip
tek başına yürütmek istediği görülmektedir. Tüm ihale sürecinin, denetim ve takibinin kendilerinde
olmasını; teknik danışmanlık noktasında kendi kararlarına uyulmasını talep edebilmektedirler. Diğer bir
ifadeyle, proje yazı işleri biriminin veya idari işler biriminin işi ise ve onlar ihaleye çıkmak istiyorlarsa,
bilgi işlem birimi işi sahiplenip yeteri kadar teknik destek vermekte isteksiz davranabilmektedir. İdari
ve hukuki olarak bir bağlayıcılıkları da bulunmuyorsa, bütün teknik işler ihale sahibi birimin üzerinde
kalabilmekte, yeteri kadar teknik danışmanlık alamamaktadırlar.
Oysa, elektronik belge yönetimi ve sayısallaştırma uygulamalarında bu tür eksiklikler mutlaka
meslekte uzman kişilerle takviye edilmelidir. Eğer kurumun yetişmiş kendi personeli yoksa dışarıdan
uzman kişilerin desteği alınmalıdır. Bağımsız, sahasında uzman danışmanlarla bu boşluk doldurulabilir.
Aksi halde amacına ulaşmamış projelerle yüz yüze kalmaya devam edilecektir.
Bu tür projelerin şartname kurallarına uygun yürütülmesinde, yüklenici firmanın yetkinliği ve
yeterliliği işin alınmasında ilk koşullardan biridir. Her ne kadar bu tür işleri yapmaya son yıllarda
yazılım firmaları, hizmet satan firmalar, hatta inşaat müteahhitliği yapmasına rağmen pastadan pay
kapmak adına kurduğu yan bir şirketle bu işe soyunan tedarikçilerin olduğu görülse de, asıl olan
daha önce bu tür işler yapmış, kadrosunda tecrübeli insanların çalıştığı tedarikçi firmaların bu işleri
yapmasıdır. Bazı projelerde işi yetkin bir firma alsa da süreç içerisinde başka alt yüklenicilerin işe dâhil
oldukları görülmektedir. Ne yazık ki teknik şartnameye konulan maddelerle de bunun önü açılmaktadır.
Her ne kadar işin nitelikleri ve yapılacak işler teknik olarak şartnamede belirtilse de alt yüklenicinin
şartnamede belirtilen koşulları nasıl sağlayacağı, teknik yeterliliği yeteri kadar açık değildir. İşin akış
sürecinde yürütme komisyonunun da bunu takip etmesi o kadarda kolay olmamaktadır. Dolayısıyla
şartnamelerde “Firma alt yüklenici kullanabilir” maddesi riskli bir uygulama olarak karşımızda
durmaktadır.39
Sayısallaştırma projelerinde gözden kaçan bir husus da üzerinde çalışılacak kurum evrakının
güvenliğidir. Başka bir deyişle, yüklenicinin çalışma yapmak için idareden belgeleri teslim alması
39 Esenler.
Arşiv Dairesi Başkanlığı
867