KONGRE BİLDİRİLERİ
Tüm bunların yanı sıra bu konuyla alakalı bir husus, üzerinde çok düşünülmeden şartnameye
konulan maddelerdir. Mesela Esenler Belediyesinin teknik şartnamesinin “iş akışları” başlıklı kısmında
geçen “Müdürlük bünyesinde yeni personel eklendiğinde ek lisans talep edilmeyecektir.” ifadesinden
ne anlaşılması gerektiği, yeteri kadar açık değil gibi durmaktadır.26 Bu cümleden olarak belediye mi
firmadan ek lisans talep etmeyecek, yoksa firma mı yeni personel için lisans ücreti talep etmeyecek
tam anlaşılamamaktadır.
Uygulama yazılımlarıyla alakalı açıklığa kavuşturulması gereken bir husus da uzun vadeli teknik
destek ve versiyon güncelleme imkânlarının olup olmamasıdır. Yapılacaksa, bir bedel karşılığı mı
olacak? yoksa ücretsiz mi temin edilecektir. Yazılımın yeni sürümleri çıktıkça, örneğin beş yıllık süre
için güncelleme garantisi istenmelidir.
Elektronik belge yönetimiyle alakalı uygulama yazılımları, oracle, SQL gibi ilişkisel verilerin
yapılandırıldığı veri tabanı yazılımları üzerine çalışan programlardır. Kurumlar veya kişiler öncelikle
bu yazılımların lisansını alırlar. Fakat lisansını aldıkları bu programların kendi kurumlarındaki
“elektronik belge yönetimiyle” alakalı uygulamaları ne kadar gerçekleştireceği çok da belirgin
değildir. Örneğin teknik şartnamede projenin TS 13298 standardına uygun olması gerektiği belirtilmiş
olsun. Ancak, firma yazılımın bu standarda uygun olduğunu gösterecek TSE’den almış olduğu bir
sertifikaya sahip değilse, elektronik belge yönetimi uygulamasının bütün sistem kriterlerini yerine
getirip getirmediği çok da belirgin değildir. Daha açık bir ifadeyle, lisans ücretine ciddi paralar ödenen
bu yazılımın şartnamede talep edilen uygulamaları yapamaması durumunda; yani neticede program
talepleri karşılayamıyorsa, ödenen lisans parası ne olacak? Bütün bunlar baştan bir takım testler
yapılarak; aynı şekilde kurumun fonksiyonları üzerinde geliştirilecek senaryolarla açıklanmalıdır.
İleriki zamanlarda belki milyonlarca belgeyi yönetmesi gerektiği düşünülen bir program için, bu
testler bile tam sonucu vermeyebilir. Mümkünse programın şartnamede belirtilen uygulamaları tam
olarak gerçekleştirdiği görüldüğünde lisans ücreti ödenmelidir.
Teknik Yeterlilik ve Sistemin Testi
Belge yönetimi projelerinde önemli bir uygulama asıl projeye başlamadan önce fizibilite
çalışması yapmaktır. Bir projenin uygulanabilirliğini pilot çalışmalarla görmek olan fizibilite, olası
güçlükleri önceden tespit etme imkânı verir. Eğer bir bakanlık, büyükşehir belediyesi ya da üniversite
gibi teşkilatlanması büyük olan kurumlarda bir elektronik belge yönetimi sisteminin kurulması
düşünülüyorsa, öncelikle örgütün küçük bir biriminde modelleme yapılarak sistemin uygun olup
olmadığı test edilmelidir.
Fizibilite çalışması kendi içerisinde farklı alt adımlardan oluşur. Bunlardan biri de pilot
uygulamadır.27 Pilot uygulama, asıl projenin küçük bir modelini gerçek senaryolar üzerinde
gösterebilmektir. Bu uygulamada, projenin teknik şartnamesinde istenen işler, örnek olarak seçilen bir
iş sürecinde gerçekleştirilir. Böylece iş sahibi, talep ettiği iş için tedarikçinin teklif ettiği programın ne
kadar amaca uygun olduğunu görme imkânı bulur.
Örnekleme yoluyla belirlenen şartnamelerde, bu tür pilot uygulamaların pek talep edilmediği;
bunun yerine firmaların yeterliliğini ölçmek adına ihaleye katılma sürecinde birkaç evrak verilerek
bunları sayısallaştırabilmenin yeterli görüldüğü anlaşılmaktadır. Bunun yerine, sistemin kurulması
düşünülen kurumun yüzlerce fonksiyon içerisinden bir tanesi üzerinde iş akışı, süreç yönetimi, belge
üretimi e-imza uygulamaları havale işlemleri, evrak kayıt uygulamaları, dosya planı, kodlar verilmesi
ve dosyalanması, erişim ve depolama aynı zamanda saklama süresine göre gerektiğinde imha etme
gibi uygulamalar ışığında senaryolar geliştirilerek, gösterilebilir.
26 Esenler Belediyesi “Esenler Belediyesi Sınırları Dahilinde Bulunan İşyerlerinin Sahada Tespiti ile Ruhsat ve Denetim Müdürlüğünün Dosya Düzenlemesi Yapılarak Dokümanların Sayısallaştırılma Hizmet Alım İşi”, İhale no: 2012-58624, s. 20, http://www.ekap.com.tr/ihaledetay/
(19.08.2012).
27 Niyazi Çiçek, “Belge Yönetimi Programının Kurulmasında Fizibilite Çalışmasının Önemi”, Hidayet Yavuz Nuhoğlu Armağanı, İshak Keskin, Hanefi Kutluoğlu, Serap Kurbanoğlu (Yay. haz.), İstanbul: Pamuk Yayınları, 2009, s. 101-112.
864
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Mevzuat ve Standartlara Uyum
Kamu İhale Kanunu kapsam