KONGRE BİLDİRİLERİ
sisteminden, uygulama programı ve lisanslara aynı şekilde teknolojik donanıma kadar birçok metayı
dışarıdan tedarik etmek zorundadır. Bir kamu idaresinde, bu tedarik işi kamu ihale kanunu kapsamında
gerçekleşmektedir. Başka bir deyişle, bir kamu kurumu bir ürünü veya hizmeti özel kişi gibi istediği
şekilde ve yöntemle temin edemez. Kamu idaresi, satın alma prosedürlerine uygun hareket etmekle
yükümlüdür. Bu hususta ilk karşımıza çıkan Kamu İhale Kanunu’dur.6 Bir kurum ne satın alırsa alsın
bu kanun çerçevesinde hareket eder. Örgütlerdeki belge yönetimi ve sayısallaştırma hizmeti de bu
yöntemle temin edilmektedir.
Literatür İncelemesi
Son yıllarda elektronik belge yönetimi ve belge sayısallaştırma uygulamalarının erişim ve
depolamada getirdiği birçok avantaj bulunsa da bu iş ile meşgul olanlar çözülmeyi bekleyen çeşitli
sorunlarla yüz yüze kalmaktadır. İhale kapsamında hizmet satın alma yoluyla yapılan işler, aynı
zamanda kurum içerisinde yürütülen projeler değerlendirildiğinde, sürdürülebilirlikten kullanım
problemlerine, belge çözünürlüğünden bütünlüğe kadar çeşitli problemler bulunduğu görülmektedir.
Bu problemlerin kaynağı şüphesiz tek bir nedene bağlanamaz. İyi planlanmamış iş programı, doğru
seçilmemiş yazılım, mevcut standartların takip edilmemesi, tecrübeli eleman yetersizliği, sistemin
kullanıcı olmaması, personelin direnç göstermesi, prosedür eksikliği ve hizmet temin şartnamelerinde
ve sözleşmelerde tedarikçi lehine açık kapıların bulunması gibi birçok neden olabilir.
Problemler zaman zaman bu sahada çalışan insanları da meşgul etmiş -doğrudan çözümler gibi
gözükmeyip, genellikle teorik yaklaşımlar da olsa- çeşitli önerilerin bir kısmı farklı çalışmalarda
ele alınmıştır. Hatta, uygulamalarda doğru işlerin yapılması konusunda referans modeller, rehberler,
standartlar çıkarılmıştır. Bu kaynaklardan ön plana çıkanların bir kaçı şu şekildedir.
Belge yönetimi konusu üzerine çeşitli akademik yayınları bulunan Özgür Külcü, makalesinde
bu rehber ve standartlarla ilgili değerlendirmeler yapıp, bir kısmını da çalışmasında duyurmuştur.7
Özellikle yapılan uygulamaların ardından karşılaşılan metodolojik ve teknik hatalarla alakalı sorunlar
üzerine akademik çalışmalar yapıldığını görmekteyiz. Elektronik belgelerin yönetimi, depolanması
ve sayısallaştırılması konularını ele alan örneklerden biri de bir doktora çalışmasıdır. 2010 yılında
bitirdiği doktora tezinde Cengiz Aydın, dosyalama işlemleri, dosya planları, veri tabanları ve dijital
koruma konularını ele alırken sayısallaştırmada ve elektronik belgelerin kullanılmasında belgelerin
gerçekliğinin ve bütünlüğünün korunmasını değerlendirmiştir.8 Son çalışmalardan biri ise Ebubekir
Kaya’nın nadir eser olarak adlandırılan el yazması kitapların sayısallaştırma problemlerini Süleymaniye
Kütüphanesindeki sayısallaştırma çalışmalarını örnek alarak incelemesidir.9
Bir bilgi ve belge merkezinde sayısallaştırma faaliyetinin doğru yürütülebilmesi için planlama
oldukça önemlidir. Bu konuda Canan Ergün’ün yapmış olduğu çalışma, kütüphanelerde belge
sayısallaştırma ile ilgili sorulara cevap olacak şekilde birçok konunun derli toplu aktarıldığı bir kaynak
niteliği taşımaktadır.10 Tüm bunlarla birlikte farklı ülkelerde geliştirilen sayısallaştırma ve belge
yönetimiyle alakalı standart niteliğindeki çalışmalar11 da son dönemde uluslararası özellik kazanmış
dokümanlardır.
6 “Kamu İhale Kanunu”, Kanun No: 4734, Resmi Gazete, s. 24648, t. 22.01.2002, http://mevzuat.gov.tr, (22.08.2012).
7 Özgür Külcü, “Belge Yönetiminin Değişen Yüzü: Standartlaşma Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar”, Bilgi Dünyası, 8(2)2007, s. 230279.
8 Cengiz Aydın, Elektronik Belgelerin Arşivlenmesi ve Erişim, Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim
Dalı, 2010.
9 Ebubekir Kaya, Türkiye’deki Nadir Eser Kütüphanelerinde Sayısallaştırma ve Süleymaniye Kütüphanesi Uygulaması, İstanbul Üniversitesi Sosyal
Bilimler Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı, 2011.
10 Canan Ergün, “Kütüphanelerde Sayısallaştırma Projesinin Planlanması”, Akademik Bilişim, Dumlupınar Üniversitesi, Kütahya (30 January-2
February 2007), http://library.ku.edu.tr/activities (07.10.2011).
11 Requirements for Electronic Records Management Systems (4 c.), Public Record Office, 2002 http://www.nationalarchives. gov.uk/documents/
metadatafinal.pdf (17.06.2012); Model Requirements for the Management of Electronic Records: MoReq2 Secification, (2008). http://ec.europa.eu/
transparency/archival_policy/moreq/doc/moreq2 _spec.pdf (03.07.2012).
860
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Gerek sayısallaştırma ve gerekse elektronik belge yönetimiyle ilgili biten ve devam eden projeler
de hem uygulama süreçlerinin görülmesi hem de sonuçlarının kamuoyuna duyurulması bakımında
oldukça önemlidir. Bu örneklerden bir tanesi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünde gerçekleştirilen
projedir. Kısa adı TARBİS olarak bilinen proje, Osmanlıca arşiv belgelerinin elektronik ortama
atılması ve kataloglanması ile arşiv otomasyonu kurularak elektronik ortamda erişime açılması işidir.12
Halen yürütülmekte olan çeşitli projelerin olduğu da bilinmektedir. Ankara üniversitesinde devam
eden elektronik belge yönetimi çalışması gerek proje ekibi ve gerekse uygulama sahasının büyüklüğü
bakımından ön plana çıkan örneklerden biridir.13 Yine elektronik belge yönetimi konusunda yaptığı
çalışmalarla bu alana oldukça önemli katkıları bulunan Prof. Dr. Hamza Kandur denetiminde Marmara
Üniversitesinde yürütülen proje de başarılı bir şekilde bitirildiğinde iyi bir model olmaya adaydır.
Gerek elektronik belgelerin yönetimi gerekse sayısallaştırılmasında Türkçe literatüre kazandırılmış
önemli çalışmalardan biri, elektronik belgelerin yönetimiyle ala