KONGRE BİLDİRİLERİ
THE TECHNICAL AND ADMINISTRATIVE PROBLEMS FACED IN THE
ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT AND DIGITIZATION PRACTICES BEING
CARRIED OUT IN PUBLIC ADMINISTRATIONS: A CONTRASTIVE STUDY OVER THE
TECHNICAL BID REQUIREMENTS OF ISTANBUL METROPOLITAN MUNICIPALITY,
ÇAYKUR AND MUNICIPALITY OF ESENLER
ABSTRACT:
Information technology has had a positive impact on a wide variety of fields, including record
management services. Today, administrations and establishments, libraries, research centers and
archives are making use of this technology in various activities from user training to security measures
and publication of information and record management services. Among these, practices of electronic
record management and digitization of information resources are of greater prominence. The purpose
here is to take under control the institutional information and manage it as effectively and rapidly as
possible. Nevertheless, it has been seen that a number of problems were encountered in realizing the
projects to adapt electronic record management practices. In this study; so as to determine the source of
the problem, technical specifications of electronic record management and digitization projects were
examined. The study particularly seeks to reveal whether the problems arising during practice have
any relationship with the bid requirements. The problems were seen to result from the insufficiency
of the program in practice, the lack of an advisory service, incompatibility with the standards, and the
lack of a pilot study.
Key words: Electronic record management; Archives; Digitization; Technical specifications.
Giriş
Bilgi teknolojileri, günümüzde bilgi ve belge yönetimi sahasına genellikle bilginin erişimi,
depolanması ve yayılmasıyla alakalı birçok imkân sunmuştur. Bilginin depolanması, geleneksel
taşıyıcılarda bulunan bilgilerin elektronik ortama atılarak sayısallaştırılması olarak görülmektedir.
Sayısallaştırma işi ise genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayan yapılandırılmamış
formdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecek yapılandırılmış forma çevrilmesi uygulamaları
biçiminde tanımlanabilir.1 Bekir Kemal Ataman, özellikle kütüphane ve arşivlerde sayısallaştırma
gerekçelerinden birinin de kullanılan malzemenin yıpranmasını önlemek ve koruma amaçlı olduğunu
belirtmektedir.2 Bilgi teknolojisinin sunduğu imkânlar hızlı bir şekilde çeşitlenirken, kaçınılmaz olarak
birçok sorun da beraberinde gelmektedir. Hatta, getirdiği sorunlara çözüm bulamadan yenileriyle yüz
yüze kalmaktayız.
Günümüzde çoğu insan bilgiye erişimde zaman ve mekân sınırlarının artık ortadan kalktığını
düşünmektedir. Bu kanaatlerini daha da ileriye götürerek, gelecek otuz yıl içerisinde koleksiyonlarını
depolamak için binlerce metre raf uzunluğuna sahip kütüphane ve arşivlerin yerini sanal bilgi ve belge
merkezlerinin alacağını söyleyenler bulunmaktadır. Bugün şunu rahatlıkla ifade etmek mümkündür:
Tonta’nın belirttiği gibi özellikle elektronik bilginin yaygınlaşmasıyla Internet ve Web, zaman ve
mekân engellerini ortan kaldırdığı için kütüphane ve arşivler tuğla ve harçtan ibaret binalar olmaktan
çıkmıştır. Masaüstü, dizüstü bilgisayarlar, akıllı cep telefonları ile mobil uygulamalar sayesinde
bir bilgi merkezinin web sitesine kolayca erişip açık arşiv olarak kullanıma açılmış bir kaynak
elde edilerek rahatlıkla ekran üzerinden kullanılabilmektedir.3 Dahası insanların bilgi kaynaklarını
1 Özgür Külcü, “Belge Yönetimi Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları”, Bilgi Dünyası, 11 (2)2010, s. 297.
2 Bekir Kemal Ataman, “Arşiv ve Kütüphanelerde Sayısallaştırma”, Aysel Yontar Armağanı, 2004, s. 86; Gelişen ve hızla değişen teknolojik
yeniliklerden dolayı, problemlere yeni çözümler geliştirilmektedir. Ancak, her dönem tartışılmış, tartışılmaya da devam etmektedir. Ata man’ın
2005 yılında yayınlamış olduğu yazısında, özellikle elektronik ortama atılmış bilgi ve belgeleri bekleyen sorunları şu başlıklarda tartışmıştır:
Sistem eskimesi, taşıyıcı ortamın eskimesi, tarayıcı ve sürücülerin eskimesi, donanımın yenilenememesi, işletim sisteminin güncel sürümlerinin
elde edilememesi, uygulama programının gelişmelere ve yeni eklemelere çeşitli nedenlerle imkân vermemesi vb. “Elektronik Ortamdaki Bilginin
Arşivlenmesi”, Prof. Dr. Nilüfer Tuncer’e Armağan, haz. M. Emin Küçük, Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği, 2005, s. 79-82.
3 Yaşar Tonta, “Dijital Yerliler, Sosyal Ağlar ve Kütüphanelerin Geleceği”, Türk Kütüphaneciliği, 23, 4(2009), s. 743.
858
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
kullandıkları, araştırma yapıp gazete okudukları kütüphanelerin kullanımın oranın hızla düşeceği;
hatta kütüphanecilik mesleğinin önemini yitireceğini yüksek sesle dile getirenler dahi bulunmaktadır.
Andromeda Yelton “elektronik kitap seçenekleri ve kütüphaneciliğin özü” adlı makalesinde bilgi
kaynaklarının kütüphane rafları yerine sanal dünyada yer almaya başladığı; yakın gelecekte “her
şeyin elektronik ortamda olacağı, böylece kütüphanelere fazla ihtiyaç kalmayacağı” endişesini dile
getirmektedir.4 Bu tür endişeler bulunmasına rağmen, sanal dünyanın bilgi ve belge uzmanlarına yeni
görev alanları açtığı da bir gerçektir.
Bilgi teknolojilerinin sağladığı imkânlar değerlendirilerek ileri sürülen bütün bu kaygı ve
sevinçler, böyle giderse gerçekleşmesi çok uzun zaman almayacak olan öngörülerdir. Ancak, hâlâ
birçok noktada tam standartların oluşmamış olmasından dolayı her gün yenilenen ve değişen bu
teknoloji karşısında yeteri kadar açıklığa kavuşmamış sorunlar da yok değildir. İnsanlar bir taraftan bu
teknolojinin olanaklarını büyük bir hevesle kullanırken, bugün kullandığı ve depoladığı bir makaleye,
belgeye, şiire veya görüntüye on yıl sonra nasıl ulaşacağı sorusunu tam cevaplayamamaktadır. Ya
da binlerce yıl önce yazılmış papirüs, parşömen veya kâğıt elyazması kültür varlıklarını bugün çok
rahatlıkla kullanabilen bizler, hayal etmekte dahi güçlük çektiğimiz sanal bilgi depolarını çocuklarımıza
miras bırakabilecek miyiz? Yoksa, insanlığın uygarlık tarihinde belgelenmeyen, kayda geçirilmemiş
karanlık bir dönem mi yaşanacak. Bundan on beş yıl önce bilgiyi depolamak için kullanılan 5 ¼, 3.5
inch’lik disketleri bugün kullanmazken; çok değil, üç beş yıl önce büyük bir heyecanla karşıladığımız
yazdırılabilir CD ve DVD’ler artık yetersiz bulunmaktadır. Aynı şekilde kilobayttan megabayta oradan
gigabayt hatta terabaytlara çıkan bilgisayar belleklerinin ve taşınabilir belleklerin hacimlerinin nereye
varacağı sorusu hayalleri zorlamaktadır. Diğer taraftan, bir siber savaş çıkması durumunda bütün bu
verilerin nasıl muhafaza edileceği çok da bilinmemektedir.
Bütün bu soru ve sorunlara, bir de bilgi çöplüğüyle karşı karşıya kalma riskimiz bulunduğunu
eklemek gerekir. Diğer bir ifadeyle, disipline edilemeyen devasa bilgi yığınları her gün
bilgisayarlarımızı doldurmaktadır. Özellikle bilginin elektronik ortamda hızlıca elde edilip
kopyalanabiliyor olmasıyla beraber, insanların pervasızca bilgi ve belge derleme arzuları, kontrolsüz
yığınlar meydana getirmektedir. Erişilmekte zorluk çekilen, düzenlenmemiş bu yığınlar, adeta bilgi
çöplüğü oluşturmaktadır. Çeşitli kurumlarda bu çöplüğü oluşturmaya aday uygulamaların olduğu
bilinmektedir. Bunlar, kurumlarda amaç ve hedefleri doğru belirlenmemiş, ne istendiği açıklıkla
ortaya konup, uygulanabilirliği pilot çalışmalarla önceden görülmemiş projelerdir. Son dönemde bir
moda gibi başlayan kurumlardaki dijitalleştirme işi ne kadar bilinçli ve amaca uygun yapılmaktadır.
Çıkan ürünlere bakıldığında sayısallaştırma projelerinde istenilen sonuçların alınmaması ve birçok
kurumda hâlâ elektronik belge yönetimi uygulamalarının sürdürülebilirliğinin sağlanamaması ciddi
olarak ele alınması gereken konular olarak karşımızda durmaktadır. Abdullah Deren’in belirttiği gibi
karşılaşabilecek en olumsuz durum, “sayısallaştırma işlemleri sonucunda ortaya çıkacak ürünlerin,
projenin amacına uygun olmaması” riskidir.5
Tüm bunlara karşın insanlar çaresizce beklemek yerine, bilgi teknolojisinin bu olanaklarından
imkânlar ölçüsünde yararlanmaya devam etmektedir. Bunun için kimileri kendi öz kaynaklarını
kullanırken, bazıları da tedarikçiler vasıtasıyla bu hizmeti temin etme yoluna gitmektedir.
Gerçek kişi ve özel kuruluşlar gibi kamu kurumları da bu teknolojinin dışında kalmamakta,
faaliyetlerini daha hızlı gerçekleştirmek adına yeni olanakları kullanmaktadır. Hem donanım hem
de yazılımla alakalı bu hizmet, kamuda meri mevzuat diye adlandırılan yürürlükteki prosedürler
çerçevesinde bir eşya alımı, araç temini, bina yaptırılması gibi satın alma yoluyla elde edilmektedir.
Her ne kadar kurumlar kendi öz kaynakları ile çözüm üretmeye kalksalar da en azından işletim
4 “Ebooks Choices and the Soul of Librarianship”, the DigitalShift, libraryjournal, July 30 2012, http://www.thedigitalshift .com/2012/07/
ebooks/ebooks-choices-and-the-soul-of-librarianship/ (24.08.2012).
5 Abdullah Sencer Deren, Sanal Ortamda Kültürel Miras Enformasyon Sistemlerinin Kurulması ve Türkiye İçin Durum Analizi, (Yüksek Lisans
Tezi) İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2006, s. 28.
Arşiv Dairesi Başkanlığı
859