KONGRE BİLDİRİLERİ
ve içinden çıkılmaz bir biçimde arşivlenmesi dosyalama sisteminde de aksaklıklara sebep olmaktadır.
Bunun doğal sonucu olarak tapu müdürlüklerindeki işlemler olağan zamanından daha fazla sürede
bitmektedir. Bu aşamada hatırlatmak gerekir ki işlem aşamasında evveliyat kontrolünün daha hızlı
yapılabilmesi ve üretilmiş ve üretilecek belgelerin sistematik bir biçimde kontrol altına alınması için
doküman yönetim sistemine geçilmesi kaçınılmaz bir sondur. Böylece hem mekânsal problemlerden
doğan bilgi/belgeye erişim zorlukları en aza indirgenmiş olacak, hem de daha kolay yönetilebilir ve
hızlı erişim sağlanan bir arşive sahip olunacaktır.
Anket kapsamında arşiv memurlarına yöneltilen diğer bir soru “Müdürlüğünüzdeki arşiv dolap
sistemi hangisidir?” sorusudur.
Tablo 2:Arşiv Dolap Sistemi
Arşiv Dolap
Sistemi
Kişi
Sayısı
Kompakt dolap
sistemi
Ahşap raf dolap
sistemi
Toplam
Cevaplamayan
Toplam
Yüzde
56
70,0
20
25,0
76
95,0
4
5,0
80
100,0
Arşiv memurların cevapları doğrultusunda müdürlüklerde kullanılan dolap sisteminin %70
oranında kompakt dolap sistemi, % 25 oranında ise ahşap raf sistemi olduğu görülmüştür. Soruya
cevap vermeyenlerin oranı ise %5’tir.
Kompakt dolap sisteminin faydaları şu şekilde sıralanabilir:
•
•
•
•
•
Yer açısından tasarruf etmesi,
Yangın sırasında belgelerin korunması,
Daha az tozlanma olması,
Modern ve temiz görünüm sağlaması,
Kilitlenebilme özelliği nedeniyle güvenli olması
hayatını daha zor bir hale dönüştürmektedir.
Kompakt dolapların daha az sorun çıkarması için; kompakt dolap sistemleri kurulurken zemin
etüdü iyi yapılmalı ve sistemin yapımında kullanılacak malzeme uzun yıllar dayanabilecek kaliteli
malzemelerden seçilmelidir.
2- Arşiv Memurlarının Çalışma Alanları ve Sahip Oldukları İmkânlar
Arşiv memurlarının gündelik dosya/belge ihtiyacını karşılama görevleri yanında arşiv
hizmetlerinin daha etkin bir biçimde yürütülebilmesi için arşivi geliştirme, iyileştirme ve teknolojik
gelişmeler doğrultusunda yeni teknikleri arşive uygulama görevleri de vardır. Sürekli gelişen ve
yaşayan bir organizma olan arşivlerin yeni tekniklerle güncel tutulması ve çağının gerisinde kalmaması
gerekmektedir. Bu bağlamda arşiv memurlarının söz konusu görevlerini yerine getirebilmeleri için
yeterli ekipman ve donanıma sahip olması kaçınılmazdır. Ayrıca bilgi ve belge hizmetleri konusunda
özel eğitim almış olan arşiv memurlarından gerekli faydayı görmek ve arşiv hizmetlerinin daha
nitelikli hale gelebilmesi için bu şarttır.
Bu kapsamsa yapılan anket çalışmasında arşiv memurlarına arşiv çalışmalarında kullanmaları
için tahsis edilmiş masa ve bilgisayara sahip olup olmadıkları sorulmuştur.
“Arşiv çalışmalarını yürütmek için bir masaya sahip misiniz?”
Tablo 3:Arşivde Masa Sahip Olma Durumu
Masaya Sahip
Olma
Evet
Hayır
Cinsiyet Erkek
Bayan
Toplam
Toplam
Sayı
10
36
46
Yüzde
21,7%
78,3%
100,0%
Sayı
18
16
34
Yüzde
52,9%
47,1%
100,0%
Sayı
28
52
80
Yüzde
35,0%
65,0%
100,0%
“Arşiv çalışmalarını yürütmek için bilgisayara sahip misiniz?”
Kompakt dolap sistemi sıralamış olduğumuz faydaları sağlar. Ancak yapımında kullanılan
malzemenin kalitesi çerçevesinde sık sık bozulmalar, çevirme kollarında kırılmalar ve ray sisteminde
eksen kaymaları gibi sorunları da beraberinde getirmektedir. Kompakt dolap sisteminde meydana
gelen bu aksaklıklar arşiv memurlarına büyük sorunlar çıkarmakta ve belgelere erişebilmeleri için
gereğinden fazla güç sarf etmelerine neden olmaktadır. Yapılan araştırmada arşiv memurlarından
en önemli sorunlarını tanımlamaları istenmiştir. Verilen cevaplar göz önüne alındığında en önemli
sorunlardan birisi kompakt dolap sistemlerindeki bozulmalar nedeni ile arşiv memurlarının bir tamirci
gibi dolapların tamiri ile ilgilenmeleri olmuştur. Özellikle bayan arşiv memurları için bu sorunlar iş
732
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Arşiv Dairesi Başkanlığı
733