KONGRE BİLDİRİLERİ
GİRİŞ
Teknolojik gelişmeler toplumların gelişmesinde etkili olan en önemli unsurlardan biridir.
Toplumların yaşayışlarını sürdürebilmeleri, günlük gelişmeleri takip edebilmeleri sürekli olarak
etkileşim halinde olmalarını gerektirmiştir. Birlikte işleyişi sağlayabilmek adına kurumsal yapıları
oluşturmaya başlamışlardır. Kurumsal yapıların işleyişini sağlamak için de çağın getirdiği yenilikler
çerçevesinde bilgi kaynaklarını kullanmakta ve sürekli olarak bilgi üretiminde bulunmaktadırlar. Bir
başka deyişle, teknolojideki gelişmeler, düşünce ürünlerinin çeşitlenmesini sağlarken, bu ürünleri
kullananların bilgiye farklı kanallar üzerinden erişmelerini ve bu bilgiyi sahip oldukları becerilerle
analiz ederek, yeni ürünler ortaya çıkarmalarını sağlamaktadır. Diğer yandan da kurumlar üretilen
bu bilgilerin korunması, yeniliklere uyumlu bir şekilde kullanılması ve yaşatımı için girişimlerde
bulunmaktadırlar. Bu süreçte son dönemde bu tür girişimlerin dijital varlık yönetimi çerçevesinde
gerçekleştirildiği dikkati çekmektedir.
Bu bilgiler doğrultusunda çalışmada genel olarak kurumların işleyişlerinde etkili olan bilgi
hizmetleri çerçevesinde dijital varlıkların yönetiminde kullandıkları yeni uygulamalar üzerinde
durularak bu konuda dikkat edilmesi gereken noktalar üzerinde durulmaktadır.
Dijital Varlık Yönetimi
Yazının bulunmasından bu yana yazı malzemesi olarak sürekli farklı araç ve ortamlar
kullanılmıştır. Bu farklılıkta teknolojik olanaklardaki gelişmeler etkili olurken, bilginin bulunduğu
ortamların da çeşitlenmesine neden olmuştur. Daha önce kullanılan materyallerden farklı olarak bilgi,
elektronik ortam üzerinde üretilmeye, kullanılmaya ve paylaşılmaya başlanmıştır. Bu çerçevede
elektronik ortamda üretilen bütün içerik öğeleri dijital varlıklar olarak nitelendirilmiş ve bu unsurların
yönetimine yönelik girişimler ortaya çıkmıştır. Çalışmalara göre dijital varlık kapsamında basılı
doküman ve belgelerden farklı olarak, video, fotoğraf gibi görsel ortamlar ve elektronik ortamda yer
alan dokümanlar gibi unsurlar bulunmaktadır (Wilkoff, Walker, Root ve Dalton, 2001). Bu doğrultuda
dijital varlıkların yönetiminde kurumların şekil 1’de gösterilen üç temel unsuru dikkate aldıkları
görülmektedir.
Şekil 1. Dijital Varlık Yönetiminde Temel Unsurlar
Şekil 1’de belirtilen üç temel unsur, günümüzde kurumların giderek artan sayıdaki dijital
varlıkları için yönetim ile ilgili sistemler kullanmalarında etkili olmaktadır. Dijital Varlık Yönetimi
çerçevesinde kullanılan sistemlerin öncelikle mevcut dijital varlıkların takibi, daha önce üretilen
varlıkların dijitalleştirilerek yeniden kullanıma sunulması ve korunması ve son olarak mevcut dijital
varlıkların depolanmasına yönelik süreçleri gerçekleştirmektedir (AIIM, 2011). Şekil 1’de yer alan bu
unsurlar genel olarak aşağıdaki gibi açıklanabilir:
572
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
• Mevcut Varlıkların İzlenmesi; Kurumsal süreçlerde ve verilen hizmetlerde kullanılan dijital
varlıkların takibi, kullanım özellikleri, kullanım istatistikleri gibi genel raporlama işlemlerinin
gerçekleştirilmesi.
• Dijitalleştirme; Kurumda daha önceden üretilen ya da çevre ile olan etkileşim sonucunda
kuruma sağlanan elektronik ortamda bulunmayan içerik ürünlerinin kurumsal hizmetler ve politikalar
çerçevesinde elektronik ortama taşınmasına yönelik işlemler bütünüdür.
• Depolama; Kurumda elektronik ortamda bulunan veya dijitalleştirme çalışmaları sonrasında
elektronik ortama taşınmış kaynakların kurumun depolama ünitelerinde saklanmasına, uygun
ortamlarda korunmasına ve gerektiğinde yeniden erişilmesine olanak sağlayan işlemler bütünüdür. Bu
aşamada tanımlama ve kimlikleme gibi çalışmalar da önemli yer tutmaktadır.
Yukarıda genel hatlarıyla ele alınan bu üç unsur, kurumların verdikleri bilgi hizmetlerinin
etkinliğinde önemli olmaktadır. Bu unsurlar aynı zamanda kurumların dijital varlıklarının yönetiminde
ve yaşatımında önemli bir role de sahiptir. Özellikle unsurlar arasında yer alan dijitalleştirme çalışmaları
1990’ların sonlarından bu yana kurumsal çalışmaların ötesine geçerek ülkelerin bilgi politikalarında
yer almaya başlamış; özellikle milli kütüphanelerde gerçekleştirilen çalışmalar yol gösterici roller
üstlenmiştir. Dijitalleştirme çalışmaları bu açıdan ele alındığında dijital varlık yönetiminde kurumlara
sahip oldukları kaynakların yeni teknolojilerle bütünleştirilmesi, yeni teknolojilerin getirdiği
yaklaşımlar çerçevesinde erişilmesine ve kalıcılığının sağlanmasında etkili olmaktadır. Bu kapsamda
dijital varlık yönetimini olanaklı kılan önemli unsurlardan biri olan dijitalleştirme uygulamalarının
öncelikli olarak ele alınması gerekli görülmektedir.
Dijitalleştirme Uygulamaları
Dijital varlık yönetiminde en önemli unsurlardan biri olarak nitelendirilen dijitalleştirme
uygulamaları dijital bir varlık olma niteliğini taşımayan içerik unsurlarının dijital bir varlık olmalarını
sağlayan temel uygulamalardır. Dijitalleştirme uygulamaları bir yandan dijital varlık yönetimine girdi
sağlayan unsurlar olarak görülürken diğer yandan toplumsal açıdan değerlendirildiğinde kültürel
ürünlerin yeni teknolojiler doğrultusunda kullanılabilir hale getirilmesinde etkili olmaktadır. Özellikle
bilginin dijital ortamda sunulmaya başlamasıyla birlikte dijital uygulamalar ve dijitalleştirme çalışmaları
birçok kurum ve bilgi merkezi tarafından gerçekleştirilerek, toplumsal ve kültürel değerlerin bir araya
getirilmesi, bu değerlerin korunması ve materyallere erişimin zamandan ve mekândan bağımsız
olarak sağlanmasında öne çıkmaya başlamıştır. Daha açık bir deyişle, dijitalleştirme; hem teknik bir
işlemler bütünü hem de kültürel varlıkların yaşatımına yönelik bir süreçtir. Bu bağlamda literatürde
dijitalleştirmenin;
• farklı ortamlardaki materyallerin elektronik ortamda görüntülenebilecek formatlara taşınması,
• fiziksel ortamdaki ya da analog ortamdaki materyallerin elektronik ortamda depolanabilecek
uygun ortama getirilmesi,
• tarama ve yakalama, işleme, depolama ve erişim evrelerinden oluşan bir süreç,
• kültür varlıklarının toplanması, korunması ve dağıtımında kültürel bellek kurumları ile
bütünleşmiş işlemler olarak tanımlandığı görülmektedir (tcom, 2011; Bašić, Hasenay ve Krtalić 2010;
Valm, 2007; Yılmaz, 2011, Soydal ve Küçük 2003).
Vurgulanan noktalara bakıldığında, dijitalleştirmenin iki bakış açısına göre tanımlandığı dikkati
çekmektedir. Bunlardan ilki, dijitalleştirme sürecini teknik yönden ve kapsadığı işlemler açısından ele
alırken, diğeri, dijitalleştirmeyi genel olarak sağladığı katkılar ile öne çıkarmakta dır. Teknik açıdan ele
alınan çalışmalarda yapılan tanımlarda dijitalleştirmenin, elektronik ortam üzerinden erişim, işleme
Arşiv Dairesi Başkanlığı
573