KONGRE BİLDİRİLERİ
Folklor Araştırmacıları araştırmalarını yaparken:
Kaynak kişilerin Adı, Soyadı.
Kaynak kişinin Yaşı Doğum yeri Doğum tarihi
Kaynak kişinin eğitimi aktardığı bilgileri kimden öğrendiği varsa ustası gibi bilgiler alınarak
bilginin kaynağı tespit edilir. Bu çalışmalar yazılı, sözlü ve görsel olarak kayıt altına alınır. Elde
edilen yazılı ve görsel çalışmalar (fotoğraf çekimleri, video çekimleri, ses kayıtları, yazılı derleme
çalışmaları) olarak tespit edilir ve ORACLE programına aşağıdaki şekilde kayıt işlemleri yapılır.
Halk Kültürü Bilgi ve Belge Merkezine kayıt altına alınırken alt komisyon ve değerlendirme
kurulu bilgi ve belgeleri inceleyerek arşive kabulüne karar verilir.
Halk kültürü konulu bilgi ve belgeler, Halk Kültürü Bilgi ve Belge Merkezi Hizmetleri Yönetmeliği
çerçevesinde Komisyon üyelerin katılımı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Alt Değerlendirme
Komisyonu, 30 günde bir toplanır. Arşive alınacak belgelerle ilgili başvuruları değerlendirir ve
belgelerin arşive alınıp alınmamasına karar verir. Üst Değerlendirme Kurulu Arşive girişi teklif edilen
tüm belgeler ile arşivde kayıtlı olup, arşivlik özelliklerini yitiren belgelere ilişkin değerlendirmeleri
yapmaktan da sorumludur.
Kayıt altına alınacak belge ve bilgilerde:
Derleme yeri
Derleme tarihi
Derleme yöntemi
Kaynak kişi künyesi
Derleyici künyesi
Geleneksel yolla üretilmiş olması ya da
Nesilden nesile aktarılan belgeler olması gibi özellikleri dikkate alınarak halk Kültürü Bilgi ve
Belge Merkezine Kabulüne (kayıt altına alınmasına) karar verilir. Satın alma ve bağış yoluyla elde
edilen bilgi ve belgeler için de aynı yöntem uygulanır.
-Komisyon kararından sonra belge kayıt işlemleri:
Demirbaş olarak kayıtlarının yapılmasına karar verilen belgeler için arşiv yer numaraları verilir.
436
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Bu numaralar belgenin türünü, göre kodlanır. Buna göre:
Yazılı Belge:Y:B
Nadir Eser: N:E
Ses Bantlar: B.
Etnoğrafik Eşya: E:E
Video Bantları: B:V:B.
Slayt: S.
Fotoğraf: F.
Bu kodlarla belgenin arşive giriş yılı ve yıl içindeki arşive giriş sırasını belirleyen bir sistemle
numaralandırılmaktadır.
—Demirbaşa kayıt işlemleri yapılırken:
Derleyicinin adı soyadı
Derlemenin yapıldığı yıl
Derlemenin yapıldığı il, ilçe, köy, belde, mekân (açık hava veya kapalı ortam)
Araştırma veya derleme yapılırken fotoğraf makinesi ses kaydı görüntü kaydı veya yazarak
çalıştığının v.s. gibi tekniklerinin belirlenmesi gerekmektedir.
Örneğin: 2008 yılında kabulü yapılan yazılı bir belge (YB2008.0255) şeklinde demirbaş
numarası almaktadır. Bu demirbaş numarası 2008 yılında kayıt yapılan 255 inci yazılı belge olduğunu
belirtmektedir. Ayrıca belgeye ulaşıldıktan sonra bilgi ve belgenin konusunu belirlemek için tasnif
sistemi uygulanmaktadır.T.C. Kültür bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve geliştirme Genel
Müdürlüğünün 2001 yılında yayınlanan ‘Halk Kültürü Belgeliği Kümeleme Kılavuzu”esaslarına göre
halk Kültürü araştırmalarınında sınıflanmasında temel basamak oluşturmaktadır.
A
A
A
A
A
A
A
A
Kadro
100
Kateğori
100.1
Küme
100.1.1
Sınıf
100.1.1.1
Bölüm
100.1.1.1.1
Alt bölüm
100.1.1.1.1.1 Alt bölüm altı
100.1.1.1.1.1.1 …………
Bayramlar Törenler Kutlamalar
Bayramlar
Mevsimlik Bayramlar
Bahar Bayramları
Hıdrellez
Hıdrellez uygulamaları
Hıdrellez yemekleri
Hıdrellez oyunları
Halk kültürünün tüm konuları belgeleyebilmek ve bilgisayar ortamında değerlendirebilmek için
hazırlanan bu kümeleme kılavuzu değişik yaklaşımları ihtiva etmektedir. Arşiv belge konularının
alfabetik ve sayısal sıralanması yanında kendi sisteminin diğer parçaları olan terim, kavram,
sözcük, araştırmacı, il ilçe, ülke adı vb. dizilerin katalogları ile birçok yaklaşım verebilecek özelikte
yapılandırılmıştır
Halk Kültürü Bilgi ve Belge Merkezi’nden Yararlanma
Kullanıcılar:
Bilgi ve Belge Merkezine şahsen başvurmak zorundadırlar.
Yararlanacak kişinin medeni hakları kullanma ehliyetine sahip olmalıdır.
Yararlanma formundaki bilgiler tam ve doğru olmalıdır.
Yabancı uyruklu araştırmacıların yararlanabilmesi Dışişleri Bakanlığının araştırma
yapabilecekleri konusunda iznine tabidir.
Belgelerin kopyalarının verilmesi, merkezde Genel Müdürlüğün, taşrada İl Kültür ve Turizm
Müdürlüğünün iznine bağlıdır.
Arşiv Dairesi Başkanlığı
437