KONGRE BİLDİRİLERİ
Bundan sonraki aşama artık belge ya da defterin dijitalleştirmek için kamera önüne gelmesidir.
Dijitalleştirilecek evrak, OAR sistemi aracılığı ile ara depodan daha önceden belirlenmiş formatta
dijitalleştirilmesi için kameramana teslim edilir. Kameraman, öncelikle görüntülerin bilgisayar
ortamında saklanacağı bir klasör oluşturarak ona bir isim verir. Daha sonra kameranın ayarlarını
belge ya da defter çekimi için istenilen standartlara göre ayarlar. Kameraman, belge ya da defterleri
siyah/beyaz ve gri kameralar için 8 bit Grey scales (gri tarama), Resolutin (çözünürlük) değeri olarak
300/301 dpi, renkli kameralar için ise 24 bit renkli, çözünürlük değeri olarak 300/301 dpi tarama
formatı ve TIFF uncompressed kayıt formatında tarar. Bunun yanında görüntünün dosya adında
herhangi bir yanlışlık olduğunda görüntünün hangi fona ait olduğunu tespit edebilmek amacıyla,
çekilecek arşiv malzemesinin altına belge ya da defterin bağlı olduğu fon ve numarasını gösteren
damga koyulur. Alınan görüntülerde, belge sınırlarının net bir şekilde görülmesi sağlanır ve belge ile
zemin arasında 0,5–1 cmlik bir marj bırakılır. Çekilecek arşiv malzemesi eğer bir seferde çekilebilecek
boyutlarda değilse, kameraman belgeyi paftalar halinde çeker. Paftalama yapılırken, belgenin sağ üst
kenarından başlanarak sol alt kenara doğru bir sıra takip edilir. Her pafta kenarında ortalama 5 cm’lik
bir alan ortak çekim alanına dâhil edilir. Kameraman evrakların dijitalleştirilmesinin yanında çekilen
görüntüye daha sonra kolayca ulaşılabilmesi için veri girişi de yapar. Veri girişinde sırasıyla evrakın
bağlı olduğu fon, dosya numarası, gömlek numarası, belge numarası ve belgenin kaç görüntüde
çekildiğinin belirleyen datalar bulunur. Örneğin İrade Dahiliye Fonu 15. dosya 23. gömleğinde içinde
bulunan 2 sıra numaralı belgenin önü İ_DH_00015_000023_002_001 şeklinde kodlanırken arkası
ise İ_DH_00015_000023_002_002 şeklinde kodlanır. Daha sonra kameraman elde edilen görüntüleri
kontrol edilmek üzere kalite-kontrol birimine gönderir.
Kalite-kontrol birimi kameramanlardan gelen görüntüleri tek tek kontrol eder. Çekilen
görüntüleri, bilgi sayfası, isimlendirme, format, tonlama, kontrast, ışık, kadraj, görüntü yönü, orijinal
belgede bulunmayan çizik, bilgi sayfası ile tutarsızlık, damga, mükerrer çekim, kırışıklık, katlanma
kaynaklı data kayıpları yönünden inceleyen kalite-kontrol birimi standartlara uymayan görüntüleri
kameramana tekrar çekim için gönderir. Kameramana tekrar çekim için gönderilen görüntüler,
istenilen standartlarda tekrar dijitalleştirildikten sonra yine kalite kontrol birimine iletilerek tekrar
kontrol edilir. Bir bütün halde kontrolden onay alan defter veya dosya görüntüleri depolanmak ve
araştırmaya açılmak üzere Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü’ne gönderilirken, arşiv malzemesinin aslı ise
otomasyon sistemi üzerinden Muhafaza ve Bakım Şube Müdürlüğü’ne teslim edilir.
Osmanlı Arşivi’nde evrakın dijital ortama aktarılmasının bir başka yöntemi de mikrofilm
tarayıcılar vasıtası ile olmaktadır. Osmanlı Arşivi’nde bu [Xp