salah satu kegiatan yang paling ditunggu-tunggu karyawan. Lalu cara apa yang dapat dilakukan agar rapat dapat tetap meningkatkan produktivitas karyawan? Rogelberg memberikan saran-saran berikut.
Peran Pemimpin
Dalam sebuah rapat, pemimpin memiliki peran sentral untuk menjaga dinamika dan alur rapat. Manajemen waktu yang tepat dan menjaga alur pembicaraan adalah salah satu fungsi pimpinan dalam rapat. Selain itu, pimpinan juga berperan penting untuk menjaga suasana rapat agar peserta rapat merasa nyaman untuk mengemukakan pendapat serta berdiskusi secara sehat. Hal ini terutama untuk mencegah dominasi rapat oleh salah satu pihak.
Buat Sesingkat Mungkin
Berdasarkan hukum Parkinson, semakin lama waktu yang diberikan justru akan membuat waktu penyelesaian tugas semakin lambat. Di AS, ada istilah rapat singkat. Rapat seperti ini disebut dengan „huddle“. Rapat singkat ini hanya berlangsung selama 10 hingga 15 menit. Terdapat tokoh dan perusahaan ternama yang menggunakan metode rapat ini, seperti presiden Obama dan Marissa Mayer (CEO Yahoo), serta perusahaan seperti Apple dan Dell.
Strategi lainnya adalah dengan menetapkan waktu yang tidak biasa. Hal ini membuat waktu rapat menjadi berbeda dan dengan demikian justru akan lebih mudah diingat. Sebuah perusahaan riset, TINYpulse, menetapkan waktu rapat harian pada jam 08.48. Penetapan waktu yang lain daripada yang lain ini justru membuat tidak seorang pun yang pernah terlambat datang ke rapat!
Pentingnya Agenda Rapat
Penelitian menunjukkan bahwa peserta rapat lebih merasa terlibat dengan rapat jika agenda yang dibicarakan terhubung langsung dengan pekerjaan mereka. Untuk itu, adalah hal penting untuk menanyakan agenda rapat pada masing-masing karyawan atau bagian sebelum rapat dimulai. Hal ini dapat dilakukan mulai dari beberapa hari, beberapa jam, hingga diwaktu rapat sebelum rapat dimulai.
Penelitian dari psikolog Middle Tennessee State University menunjukkan bahwa agenda rapat yang dibicarakan terlebih dahulu adalah agenda rapat yang seringkali menghabiskan banyak waktu dalam rapat. Untuk itu, usahakan untuk melangsungkan rapat dengan membicarakan hal terpenting terlebih dahulu.
Batasi Jumlah Peserta
Secara psikologis, jumlah peserta rapat yang banyak justru akan mengurangi fokus, efisiensi, dan efektivitas rapat. Jika tim anda adalah tim kecil (kurang dari 15 orang), adalah mungkin untuk mengundang semua orang dalam rapat. Jika tim anda adalah tim besar, rapat dapat hanya diikuti oleh perwakilan masing-masing kelompok kerja.
A & O Magazine / Mar 2020 42